Problem korekt wartości magazynowych – z czym mierzą się współczesne biura rachunkowe

Jednym z najczęstszych wyzwań, z którymi spotykają się księgowi obsługujący firmy handlowe, jest prawidłowe rozliczenie korekt faktur zakupu i ich wpływ na wartość magazynu oraz koszty sprzedanych towarów. Problem ten jest szczególnie złożony, gdy pracujemy z programami magazynowymi takimi jak Subiekt GT czy Subiekt Nexo. Pytanie, które regularnie pojawia się zarówno wśród początkujących, jak i doświadczonych księgowych, brzmi: „Jak poprawnie uwzględnić korektę ceny zakupu towarów w wartości magazynu i kosztach sprzedanych towarów?”

Złożoność tego zagadnienia wzrasta, gdy korekta faktury zakupu trafia do nas w miesiącu późniejszym niż miała miejsce sprzedaż towaru, którego cena zakupu ulega zmianie. W takiej sytuacji mamy do czynienia z korektą kosztu własnego sprzedaży, która powinna być uwzględniona w bieżącym okresie rozliczeniowym, mimo że dotyczy transakcji z okresów wcześniejszych.

Dlaczego program nie koryguje automatycznie dokumentów magazynowych?

Programy magazynowe, takie jak Subiekt, nie dokonują automatycznej korekty już wystawionych dokumentów magazynowych z bardzo ważnego powodu. Dokumenty te, w momencie gdy zostały już zaimportowane do programu księgowego i zaksięgowane, tworzą spójny system ewidencji gospodarczej przedsiębiorstwa. Automatyczna modyfikacja wcześniej zatwierdzonych dokumentów mogłaby prowadzić do poważnych niespójności w zapisach księgowych, co z kolei mogłoby skutkować problemami podczas kontroli skarbowej czy audytu.

Jak wyjaśnia jeden z ekspertów: „Program magazynowy to nie Excel, w którym można dowolnie modyfikować dane. System musi zachować integralność i spójność wszystkich dokumentów, które są ze sobą powiązane w łańcuchu transakcji gospodarczych.”

Funkcja korekty kosztów – fakty i mity

Wśród użytkowników programów Subiekt często panuje przekonanie, że w najnowszej wersji Subiekt Nexo usunięto funkcję korekty kosztów magazynowych. Jest to jednak nieporozumienie, które warto od razu wyjaśnić. Zarówno w Subiekcie GT, jak i w Subiekcie Nexo funkcja ta istnieje i może być wykorzystywana przez użytkowników.

Jednakże, wielu przedsiębiorców świadomie rezygnuje z jej stosowania. Głównym powodem jest fakt, że uruchomienie funkcji korekty kosztów powoduje zablokowanie wszystkich dokumentów magazynowych w okresie, którego dotyczy korekta. W firmach o dużej liczbie transakcji może to prowadzić do poważnych komplikacji operacyjnych, zwłaszcza gdy korekta pojawia się wiele dni po zakończeniu miesiąca.

Powstaje więc uzasadnione pytanie – skoro przedsiębiorcy często nie korzystają z funkcji korekty kosztów, jak księgowy ma uzyskać wiarygodną informację o faktycznej zmianie wartości magazynu i kosztów sprzedanych towarów, wynikającej z korekty cen zakupu?

Rozwiązanie problemu – raport „Podliczenie okresu”

Kluczem do rozwiązania opisanego problemu jest mało znany, ale niezwykle przydatny raport dostępny w programie Subiekt, zatytułowany „Podliczenie okresu”. Ten potężny raport analityczny jest dostępny w nieco różnych wariantach w zależności od wersji programu:

• W Subiekcie GT występuje w dwóch wersjach: można wygenerować raport za wybrany okres lub na konkretny dzień
• W Subiekcie Nexo dostępna jest jedna wersja raportu, gdzie określamy konkretny miesiąc, dla którego ma zostać wykonana analiza

Raport „Podliczenie okresu” dostarcza kompleksowych informacji o wszystkich aspektach działalności handlowej przedsiębiorstwa w wybranym okresie, w tym:

• Łącznej wartości sprzedaży z podziałem na kategorie
• Łącznej wartości zakupów z rozbiciem na dostawców
• Szczegółowym podsumowaniu sprzedaży netto według grup towarowych
• Poniesionych kosztach własnych sprzedaży
• Osiągniętym zysku i marży dla poszczególnych towarów i grup
• Wszystkich ruchach magazynowych (przyjęciach i wydaniach)
• Wartości początkowej i końcowej magazynu

Co więcej, raport ten posiada funkcjonalność, która jest kluczowa z punktu widzenia naszego problemu – wyodrębnia i przedstawia wpływ korekt cen zakupu na wartość towarów już wydanych z magazynu.

Jak w praktyce analizować wpływ korekty? – szczegółowy przykład

Najlepszym sposobem zrozumienia mechanizmu działania korekt w systemie Subiekt jest prześledzenie konkretnego przykładu:

Scenariusz transakcji:

1. W kwietniu firma dokonała zakupu 100 sztuk towaru testowego w cenie 100 zł netto za sztukę (łączna wartość netto zakupu: 10 000 zł).
2. W tym samym miesiącu sprzedano 10 sztuk tego towaru po cenie 200 zł netto za sztukę (przychód ze sprzedaży: 2 000 zł, koszt własny: 1 000 zł, zgodnie z metodą wyceny FIFO).
3. W maju firma otrzymała fakturę korygującą od dostawcy, obniżającą cenę jednostkową zakupu o 20 zł (z 100 zł na 80 zł za sztukę), co daje łączną wartość korekty -2 000 zł netto dla całej dostawy 100 sztuk.

Analiza raportów:

Gdy wygenerujemy raport „Podliczenie okresu” za kwiecień, zobaczymy standardowe wartości zakupu (10 000 zł) i sprzedaży (2 000 zł), z kosztem własnym sprzedaży wynoszącym 1 000 zł.

Natomiast gdy wygenerujemy raport za maj, pojawią się w nim dwie charakterystyczne pozycje:

• Ujemna wartość w rubryce „Zakup” wynikająca z korekty faktury zakupu (-2 000 zł netto dla 100 sztuk po -20 zł)
• Pozycja „Korekta na sprzedaży z uwzględnieniem zmian cen nabycia towarów”

Ta druga pozycja jest dla księgowego absolutnie kluczowa. Informuje ona precyzyjnie o kwocie, o którą należy skorygować ewidencję kosztów sprzedanych towarów. Jest to wartość towarów, które zostały już wydane z magazynu (sprzedane), a których cena zakupu uległa zmianie w wyniku korekty.

W naszym przykładzie będzie to 10 sztuk × (-20 zł) = -200 zł. Oznacza to, że koszt własny sprzedaży powinien zostać pomniejszony o 200 zł w miesiącu, w którym zaksięgowana została korekta faktury zakupu.

Wpływ korekt na wycenę magazynu i rachunek zysków i strat

Prawidłowe rozliczenie korekty faktury zakupu ma wpływ na dwa kluczowe obszary ewidencji księgowej:

1. Wycena magazynu:

Korekta ceny zakupu wpływa na wartość towarów pozostających w magazynie. W naszym przykładzie w magazynie pozostało 90 sztuk towaru, których wycena powinna zostać skorygowana o 90 szt. × (-20 zł) = -1 800 zł. Oznacza to, że wartość magazynu na koniec maja powinna być niższa o 1 800 zł w porównaniu do wartości, jaką miałby, gdyby nie wystąpiła korekta.

2. Koszty uzyskania przychodu:

Korekta ceny zakupu towarów, które zostały już sprzedane, wpływa na koszty uzyskania przychodu w okresie, w którym korekta została zaksięgowana. W naszym przykładzie koszty uzyskania przychodu w maju powinny zostać pomniejszone o 200 zł.

Odpowiednie zapisy księgowe, które należy wykonać na podstawie informacji z raportu „Podliczenie okresu” to:

1. Dla obniżenia wartości magazynu:
Wn "Rozliczenie zakupu" -1 800 zł
Ma "Towary w magazynie" -1 800 zł

2. Dla korekty kosztów sprzedanych towarów:
Wn „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu” -200 zł
Ma „Rozliczenie zakupu” -200 zł

Praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych – kontrola nad dokumentami wstecznymi

Jedno z najczęstszych źródeł problemów w relacji klient-biuro rachunkowe to wprowadzanie przez klientów dokumentów z datą wsteczną, bez informowania o tym swojego księgowego. Dotyczy to również korekt zakupu, które mogą znacząco wpłynąć na wartość magazynu i koszty okresu, który mógł już zostać rozliczony i zamknięty przez biuro rachunkowe.

Doświadczeni księgowi wypracowali skuteczną praktykę, która pozwala na szybką identyfikację takich sytuacji. Polega ona na regularnym proszeniu klientów o wygenerowanie raportu „Podliczenie okresu” nie tylko za miesiąc aktualnie rozliczany, ale również za 3 miesiące wstecz.

Porównanie tych raportów z raportami dostarczonymi w poprzednich miesiącach pozwala szybko wykryć przypadki wprowadzania dokumentów z datą wsteczną. Jeśli wartości w raporcie za styczeń czy luty różnią się od tych, które klient dostarczył przy rozliczeniu tych miesięcy, oznacza to, że w międzyczasie wprowadził on do systemu nowe dokumenty z datą wsteczną.

Jak trafnie ujęła to jedna z księgowych cytowanych w szkoleniu: „Strzeżonego Pan Bóg strzeże. Lepiej mieć więcej informacji i druków niż potem tłumaczyć się przed urzędem skarbowym z niespójności w ewidencji.”

Szczegółowa analiza różnic między Subiektem GT a Subiektem Nexo w kontekście korekt kosztów

Warto zwrócić uwagę na pewne różnice między wersjami programu Subiekt, które mogą mieć znaczenie przy pracy z korektami zakupu:

Subiekt GT:

• Posiada dwie wersje raportu „Podliczenie okresu” – za wybrany okres lub na konkretny dzień
• Funkcja korekty kosztów jest bardziej widoczna w interfejsie użytkownika
• Możliwość eksportu szczegółów raportu do formatu Excel przez bezpośrednie kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji

Subiekt Nexo:

• Dostępna jest jedna wersja raportu „Podliczenie okresu”, gdzie określamy konkretny miesiąc
• Funkcja korekty kosztów istnieje, ale jest nieco mniej widoczna w interfejsie, co prowadzi do nieporozumień wśród użytkowników
• Większe możliwości analizy danych bezpośrednio w programie, bez konieczności eksportu do Excela

Niezależnie od używanej wersji programu, mechanizm działania korekt jest podobny, a raport „Podliczenie okresu” w obu przypadkach dostarcza niezbędnych informacji do prawidłowego rozliczenia korekt zakupu.

Najczęstsze błędy przy księgowaniu korekt zakupu

Praktyka pokazuje, że księgowi często popełniają kilka charakterystycznych błędów przy rozliczaniu korekt zakupu:

1. Ignorowanie wpływu korekty na towary już sprzedane

Niektórzy księgowi, widząc korektę faktury zakupu, korygują jedynie wartość magazynu, zapominając o wpływie korekty na towary, które zostały już sprzedane. Prowadzi to do nieprawidłowej wyceny kosztów uzyskania przychodu i w konsekwencji do błędnego ustalenia wyniku finansowego.

2. Próba ręcznego obliczenia wpływu korekty

Ręczne obliczanie wpływu korekty ceny zakupu na towary już sprzedane jest niezwykle pracochłonne i obarczone wysokim ryzykiem błędu, zwłaszcza w firmach o dużej rotacji towarów. Raport „Podliczenie okresu” wykonuje te obliczenia automatycznie i precyzyjnie, uwzględniając rzeczywiste ruchy towarów w magazynie.

3. Nieuwzględnianie korekt w okresie ich otrzymania

Zgodnie z przepisami podatkowymi, korekty kosztów uzyskania przychodu powinny być rozliczane w okresie, w którym zostały otrzymane, a nie w okresie, którego faktycznie dotyczą. Ignorowanie tej zasady może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.

Wpływ korekt na podatek dochodowy i VAT

Prawidłowe rozliczenie korekt zakupu ma istotny wpływ nie tylko na wartość magazynu i koszty uzyskania przychodu, ale również na rozliczenia podatkowe:

Podatek dochodowy:

Korekta kosztów uzyskania przychodu wpływa bezpośrednio na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. W naszym przykładzie, obniżenie kosztów o 200 zł powoduje wzrost dochodu do opodatkowania o taką samą kwotę.

Podatek VAT:

Korekta faktury zakupu wpływa również na kwotę podatku VAT naliczonego. W deklaracji VAT za okres, w którym została otrzymana korekta, należy odpowiednio zmniejszyć kwotę podatku naliczonego.

Porównanie metod wyceny magazynu a wpływ korekt zakupu

Warto zaznaczyć, że wpływ korekt zakupu na wartość magazynu i koszty sprzedanych towarów może się różnić w zależności od przyjętej metody wyceny magazynu:

Metoda FIFO (First In, First Out):

W metodzie FIFO, która jest domyślnie stosowana w Subiekcie, towary wydaje się z magazynu w kolejności ich przyjęcia. Oznacza to, że korekta ceny zakupu wpływa najpierw na towary pozostające w magazynie, a dopiero potem na towary już wydane.

Metoda LIFO (Last In, First Out):

W metodzie LIFO, która nie jest standardowo dostępna w Subiekcie (ale teoretycznie mogłaby być zastosowana), towary wydaje się z magazynu w kolejności odwrotnej do ich przyjęcia. Wpływ korekt cen zakupu byłby w tym przypadku inny niż w metodzie FIFO.

Metoda średniej ważonej:

W metodzie średniej ważonej, korekta ceny zakupu wpływa proporcjonalnie na wszystkie towary, zarówno te pozostające w magazynie, jak i te już sprzedane.

Podsumowanie – klucz do prawidłowego rozliczania korekt zakupu

Poprawne rozliczanie korekt zakupu w programie Subiekt wymaga od księgowego:

1. Zrozumienia mechanizmu działania korekt w systemie magazynowym
2. Umiejętności korzystania z raportu „Podliczenie okresu”, który dostarcza kluczowych informacji o wpływie korekt na wartość magazynu i koszty sprzedanych towarów
3. Regularnego kontrolowania raportów za okresy wcześniejsze, aby wykryć ewentualne dokumenty wprowadzone wstecznie
4. Prawidłowego księgowania korekt zarówno w aspekcie wartości magazynu, jak i kosztów sprzedanych towarów
5. Uwzględnienia wpływu korekt na rozliczenia podatkowe (podatek dochodowy i VAT)

Stosując przedstawione powyżej podejście, unikniesz problemów z nieprawidłową wyceną magazynu oraz zapewnisz zgodność kosztów uzyskania przychodu z faktycznie poniesionymi kosztami zakupu skorygowanymi o otrzymane