Faktury zaliczkowe w Subiekcie nexo pro

Faktury zaliczkowe w Subiekcie nexo pro zostały w odróżnieniu do jego poprzednika Subiekta GT oddzielone standardowo jako osobny rejestr numeracyjny dokumentów handlowych. Przez wydzielenie ich jako osobny rejestr dokumentów handlowych rozumiemy to, iż nadal znajdują się w module sprzedaż, jednak producent przygotował osobną numerację dla tego typu dokumentów w celu ich odróżnienia za pomocą mnemonika o symbolu FL. Faktury zaliczkowe otrzymały również osobną zakładkę w module sprzedaży która to charakteryzuje się domyślnie ustawionym filtrem który pozwala zgrupować faktury wystawione dla jednego kontrahenta pokazując jednocześnie chronologię dokumentów związanych z wystawieniem faktur zaliczkowych których są następstwem.

Chronologia dokumentów poprzedzających zaliczki

Przez chronologię dokumentów rozumiemy pokazanie na liście dokumentów informacji z którego dokumentu pochodzi faktura zaliczkowa. Dokumentem, który może rozpocząć proces zaliczkowania dla programu Subiekt nexo pro jak i dla programu Subiekt GT jest dokument zamówienia od klienta lub faktura proforma. Faktura proforma w Subiekcie nexo pro posiada te same właściwości i spełnia te same funkcje co zamówienie, dlatego też może być dokumentem, który rozpoczyna proces zaliczkowania.
Podobnie jak w programie Subiekt GT dla programu Subiekt nexo pro proces zaliczkowania obejmuje zarówno dokumenty typu faktura zaliczkowa cząstkowa których może być wiele zgodnie z procesem zaliczkowania podzielonym na kolejne etapy jak i dokument końcowy który nie jest fakturą zaliczkową końcową.

Elementy odróżniające system zaliczkowania w programach Subiekt GT i Subiekt nexo pro

Elementem odróżniającym proces zaliczkowania w Subiekcie nexo pro jak i w Subiekcie GT jest możliwość podłączenia wielu wydań magazynowych które mogą być dołączone do faktur zaliczkowych cząstkowych. W przypadku wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej zostaną one uwzględnione w ostatecznym wydaniu towarów które zostały zaewidencjonowane na dokumencie, od którego rozpoczął się proces zaliczkowania.
Kolejnym elementem odróżniającym proces zaliczkowania który rzec można jest krokiem milowym w stosunku do Subiekta GT jest możliwość zaewidencjonowania konkretnej kwoty zaliczki do konkretnej pozycji na dokumencie, w którym jest faktura zaliczkowa. Subiekt GT jako poprzednik Subiekta nexo pro umożliwiał zaewidencjonowanie ogólnej kwoty zaliczki dla całego dokumentu bez możliwości wskazania konkretnych pozycji.

Elementy wspólne faktur zaliczkowych Subiekta GT i Subiekt nexo pro

Elementami wspólnymi jest oczywiście możliwość wybrania sposobu przeliczania dokumentu czy to od kwoty brutto czy netto w zależności od tego kto jest odbiorcą dokumentu. Czy jest to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej czy też firma będąca płatnikiem podatku VAT.
Oczywiście normalny tryb działania faktur zaliczkowych zarówno w Subiekcie GT jak i Subiekcie nexo pro których producentem jest firma Insert S.A. z Wrocławia jest rozpoczęcie procesu zaliczkowania podczas wystawienia faktury zaliczkowej cząstkowej standardowo w trybie liczenia dokumentu według kwoty brutto. Powyższy sposób liczenia dokumentu związany jest z koniecznością wystawienia dokumentu typu faktura zaliczkowa według kwoty wpłaconej zaliczki którą zazwyczaj jest kwota brutto. Wskutek tego program standardowo liczy dokument według kwoty brutto co oczywiście możemy zmienić w trakcie jego wystawiania jednakże może to doprowadzić do rozbieżności w wyliczonych kwotach i ogólnej sumie dokumentu.
Zarówno w programie Subiekt nexo pro jak i Subiekt GT elementami wspólnymi dla faktur zaliczkowych są formy płatności jakie możemy wskazać na tym dokumencie zatem możemy wystawić faktury zaliczkowe z następującymi formami płatności:

• Gotówka,
• Przelew inaczej nazywany kredyt,
• Karta płatnicza,
• Podłączenie wcześniej zarejestrowanej w programie przedpłaty w formie operacji bankowej lub operacji kasowej.

Częste błędy przy wystawianiu faktur zaliczkowych

Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż wystawianie faktur zaliczkowych powinno następować tylko i wyłącznie na okoliczność zaewidencjonowania wpłaconej przez naszego klienta zaliczki. Pomimo że program umożliwia wystawienie faktury zaliczkowej z oznaczeniem terminu płatności w przyszłości, czyli za pomocą przelewu należy unikać tego typu dokumentu z powodu rozbieżności na zasadzie jego wystawienia. Przez rozbieżność, o której mówimy rozumiemy sytuację, w której wystawiamy fakturę zaliczkową do nie otrzymanej jeszcze kwoty, a do kwoty którą możliwe, iż otrzymamy. Wystawienie faktury zaliczkowej zarówno w programie Subiekt GT jak i w Subiekt nexo pro z oznaczeniem formy płatności przelewu lub kredytu kupieckiego niesie za sobą normalne zobowiązania podatkowe jak przy wystawieniu faktury, która ewidencjonuje już wpłaconą zaliczkę. To oznacza, że w tym wypadku możemy wpaść w pułapkę konieczności odprowadzenia stosownego podatku do urzędu skarbowego pomimo braku wpłaty od naszego kontrahenta.