Jak skutecznie rozwiązać problem podwójnych rozrachunków w Rewizor Nexo?
Podwójne rozrachunki w systemach księgowych mogą utrudniać zarządzanie finansami. Dowiedz się, jak je zidentyfikować i rozwiązać w programie Rewizor Nexo.
Czym są podwójne rozrachunki?
Podwójne rozrachunki pojawiają się, gdy w systemie księgowym występują dwa identyczne wpisy dotyczące tego samego zobowiązania lub należności. Najczęstsze przyczyny to:
- Modyfikacje dokumentów księgowych.
- Zmiany kontrahenta na dokumencie.
- Automatyczne dekretowanie dokumentów z Subiekta do Rewizora poprzez niepoprawne schematy importu.
Rozrachunki te mogą mieć różne statusy – np. jeden z nich może być rozliczony, a drugi nie, dlatego tak ważne jest, aby przeanalizować całą listę rozrachunków.
Jak zidentyfikować podwójne rozrachunki?
Podczas identyfikacji warto zwrócić uwagę na:
- Źródło wpisów: Sprawdź, czy rozrachunki pochodzą z Subiekta (oznaczenie SU) czy z Rewizora.
- Zgodność danych: Sprawdź, czy daty, kwoty, waluty i kontrahenci są identyczni.
- Modyfikacje dokumentów: Ręczne zmiany mogą powodować powstanie duplikatów.
Rozwiązanie krok po kroku
- Odnalezienie dokumentu księgowego: Przejdź do listy rozrachunków i sprawdź, z jakim dokumentem księgowym powiązany jest rozrachunek.
- Wejście w tryb edycji: Otwórz dokument w rejestrze księgowym i sprawdź zgodność danych.
- Podłączenie istniejącego rozrachunku: W dokumencie księgowym wybierz opcję „Podłącz istniejący rozrachunek” i połącz odpowiednie wpisy.
- Finalizacja zmian: Po scaleniu wpisów upewnij się, że status zmienił się na „Powiązany”.
Jak uniknąć tego problemu w przyszłości?
Aby zapobiec powstawaniu podwójnych rozrachunków:
- Konfiguracja programu: Ustawienia powinny automatycznie weryfikować dane przy imporcie dokumentów.
- Staranność przy edycji dokumentów: Unikaj niepotrzebnych modyfikacji, które mogą powodować błędy.
- Regularne szkolenia zespołu: Edukuj pracowników na temat dobrych praktyk w pracy z systemem.
Najczęściej zadawane pytania – rozwiązywanie problemu podwójnych rozrachunków w Rewizor Nexo
Co to są podwójne rozrachunki w Rewizorze Nexo?
Podwójne rozrachunki to sytuacja, gdy dla tej samej należności lub zobowiązania w systemie istnieją dwa niezależne wpisy. Może to prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń i błędnych sald.
Jakie są najczęstsze przyczyny powstawania podwójnych rozrachunków?
Najczęściej wynikają one z modyfikacji dokumentów, zmiany kontrahenta po zaksięgowaniu dokumentu lub błędnych schematów importu z Subiekta do Rewizora.
W jaki sposób rozpoznać, że mam do czynienia z podwójnym rozrachunkiem?
Należy porównać wpisy w rozrachunkach – jeśli mają identyczną datę, kwotę, walutę i kontrahenta, a pochodzą z różnych źródeł (np. SU i Rewizor), mogą być duplikatami.
Czy można usunąć jeden z podwójnych rozrachunków?
Zamiast usuwać, zaleca się ich scalenie za pomocą funkcji „Podłącz istniejący rozrachunek”, co pozwala zachować integralność danych i historię operacji.
Jak połączyć dwa rozrachunki dotyczące tego samego dokumentu?
Wejdź w edycję dokumentu księgowego, wybierz opcję „Podłącz istniejący rozrachunek” i wybierz poprawny wpis z listy. Zapisz zmiany i sprawdź, czy status zmienił się na „Powiązany”.
Co zrobić, jeśli rozrachunki pochodzą z różnych źródeł, np. SU i Rewizor?
Takie sytuacje wymagają analizy – jeśli dane są tożsame, należy je połączyć. Warto też sprawdzić ustawienia importu w Subiekcie i Rewizorze, by zapobiec powtórzeniu problemu.
Dlaczego mimo rozliczenia dokumentu nadal pojawia się nierozliczony rozrachunek?
Może to oznaczać, że jeden z rozrachunków został błędnie wygenerowany lub ręcznie zmodyfikowany. Należy przeanalizować powiązania dokumentu i poprawić je zgodnie z procedurą scalania.
Jak zapobiegać powstawaniu podwójnych rozrachunków przy imporcie z Subiekta?
Warto ustawić poprawne schematy dekretacji oraz włączyć opcje walidujące dane podczas importu dokumentów, aby uniknąć dublowania zapisów.
Czy modyfikowanie dokumentu po jego zaksięgowaniu może powodować problemy z rozrachunkami?
Tak, każda zmiana dokumentu po zaksięgowaniu – szczególnie zmiana kontrahenta lub kwoty – może wygenerować nowy rozrachunek bez usunięcia poprzedniego, co prowadzi do duplikatów.
Jakie są dobre praktyki, które pomagają unikać błędów w rozrachunkach?
Należy szkolić zespół z pracy w Rewizorze, unikać edycji zaksięgowanych dokumentów, stosować walidacje przy imporcie i regularnie analizować listę rozrachunków pod kątem spójności.
