Korekty kosztów na Subiekcie nexo pro
Naliczenie korekty kosztów w programie Subiekt nexo pro może zostać dokonane na podstawie funkcji dostępnej w ewidencjach dodatkowych Subiekta nexo pro o nazwie korekty kosztów.
Możemy dokonać naliczenia korekty kosztów zbiorczo zarówno dla dokumentów handlowych jak i magazynowych za pomocą kreatora dostępnego w module korekty kosztów.
Naliczenie takie z formalnego punktu widzenia powinno zostać dokonane zawsze za okres ostatniego miesiąca, za który zostały przekazane dokumenty handlowe do systemu księgowego lub w całości przekazany do księgowości jako dokumenty papierowy.
Przyczyny konieczności wykonania korekty kosztów dokumentów handlowych i magazynowych
Korekty kosztów, o których mowa wynikają bezpośrednio z wprowadzenia do programu Subiekt nexo pro dokumentu korekty faktury zakupu która koryguje wartość zakupionego towaru.
Korekta taka może być wprowadzona w terminie późniejszym niż bieżący miesiąc i w takim wypadku powinniśmy cofnąć się z naliczeniem korekty kosztów do okresu, w którym wprowadzono do programu Subiekt nexo pro oryginalną fakturę zakupu.
Oczywiście korekta kosztów o której mowa powyżej nie zawsze dotyczy sytuacji, w której otrzymujemy korektę faktury zakupu dotyczącą kwoty zakupionego towaru bez względu na korektę na plus czy też na minus. Korekta kosztów powinna być również prowadzona w przypadku, gdy ewidencjonujemy dostawy towarów za pomocą dokumentów PZ, czyli przyjęcia z zewnątrz na podstawie wydania zewnętrznego od naszego dostawcy w przypadku, gdy wydanie zewnętrzne nie zawiera ostatecznych cen naszego zakupu lub nie zawiera ich w ogóle.
Konsekwencją takiego przyjęcia zewnętrznego dokonanego od naszego dostawcy powinna być faktura zakupu do dokumentu przyjęcia zewnętrznego która wprowadza poprawne wartości zakupu jako dokument handlowy, i po jej wprowadzeniu następuje naturalna rozbieżność pomiędzy wartością towarów przyjętych na magazyn a wartością, po której powinniśmy poprawnie przyjąć towary na magazyn.
W przypadku wystąpienia takiej właśnie sytuacji konieczne jest uruchomienie mechanizmu korekty kosztów która będzie dokumentem zarówno dla dokumentów handlowych jak i magazynowych które powstały po dokonaniu przyjęcia z zewnątrz. Dokumenty które zostaną wygenerowane będą to dokumenty korekt kosztów dokumentów handlowych i magazynowych które to w ujęciu zbiorczym wykażą kwoty rozbieżności pomiędzy rzeczywistą kwotą zakupu wynikającej z faktury i zakupu a dostawą za ewidencjonowana za pomocą dokumentu przyjęcia z zewnątrz.
Cel wykonania dokumentu korekty kosztów
Dokument taki powinien zostać przekazany do księgowości, która na jego podstawie powinna wprowadzić stosowne korekty zapisów wartości na kontach księgowych związanych z rozliczeniem zakupu towarów handlowych oraz konta zapasów magazynowych. Są to w większości programów księgowych konta zespołu numer 3 takie jak na przykład 303 i 330.
Konsekwencje nie przekazania dokumentów typu korekta kosztów do księgowości
Bez wprowadzenia stosownych zapisów w wyżej wymienionych kont księgowych może dojść do sytuacji, w której księgowość na koniec roku obrotowego podsumowując salda konta związanego z wartością towarów na stanie magazynowym uzyska inną wartość towarów niż jest ona wyszczególniona w programie handlowym. Sytuacja jest o tyle niekorzystna dla firmy, gdyż rozbieżność ta w przypadku braku kontroli wartości towarów na magazynie lub nieprawdziwych prawidłowych kwot, które wpływają na wartość towarów na magazynie, a które pokazane są na kontach księgowych zespołu numer 3 wpływa na wartość podatku, który powinien zostać zapłacony na podstawie rzeczywistych wartości naszych towarów na magazynie.
Niestety burza użytkowników to bardzo droga część programu magazynowego Subiekt nexo pro jak i w jego wcześniejszej wersji Subiekt GT nie używa tej funkcjonalności doprowadzając do sytuacji, w której porównanie remanentu końcowego z programem magazynowym wykazuje rozbieżność w stosunku do stanu salda konta 300 związanego z magazynem w systemach księgowych takich jak Rewizor GT lub Rewizor nexo pro. Oczywiście wykazanie tak zwanych korekt kosztów zakupu i korekt kosztów sprzedaży lub ich sprawdzenie możliwe jest również w module zestawienia w raporcie o nazwie „podliczenie okresu dokumenty” który bardzo często jest pomijany przez użytkowników programów handlowych jako dokument, który powinien być przekazany do księgowości. Raport, o którym mowa powyżej jest bardzo dobrym zestawieniem pozwalającym księgowości zorientować się bardzo szybko w ogólnych kwotach wynikających sprowadzonej sprzedaży zakupów jak i wszelkich ruchów magazynowych dokonanych w programach handlowych.
Konsekwencje wykonania korekty kosztów
Wykonanie korekty kosztów dokumentów handlowych i magazynowych niesie za sobą pewne konsekwencje w obu programach zarówno Subiekt GT jak i Subiekt nexo pro. Konsekwencjami tymi w przypadku obu programów zarówno linii GT jak i nexo jest możliwość edycji dokumentów handlowych które objęte okresem wykonanego dokumentu korekty kosztów. Oczywiście istnieje możliwość odblokowania edycji tych dokumentów poprzez usunięcie naliczenie wykonanych przez funkcję korekty kosztów i ponownego ich naliczenia po dokonaniu ewentualnych zmian, które nas interesują dokumentach handlowych.
