Porównanie linii nexo do linii GT na przykładzie automatycznej dekretacji dokumentów

Na przestrzeni lat i zmian szeregów przepisów zarówno podatkowych jak i handlowych zmianie uległy wymagania użytkowników w kontekście użycia coraz większej ilości parametrów wymaganych do zaksięgowania dokumentów lub zapisania ich w ewidencji VAT.

Od samego początku istnienia programów Rewizor GT oraz Rewizor nexo pro w obu programach dostępne były funkcje związane z automatycznym dekretowaniem dokumentów i zapisywaniem ich w ewidencjach VAT na podstawie plików komunikacji w formacie EDI++ bądź dokumentów wygenerowanych bezpośrednio w programach Subiekt lub Gratyfikant pracujących na jednej wspólnej bazie z programem Rewizor.

Funkcja automatycznego dekretowania i zapisywania w ewidencji VAT dokumentów na podstawie schematów importu jest cały czas wspierana i rozwijana o każdy nowy parametr wprowadzany wraz ze zmianami przepisów podatkowych. Mowa tutaj zarówno o transakcjach VAT takich jak nowe transakcje wprowadzone od pierwszego lipca 2021:

• Wsto
• Wsto-OSS

Sposób dotyczący oznaczania transakcji sprzedaży dla klientów detalicznych znajdujących się poza Polską, ale na terenie Unii Europejskiej, zastąpił stosowane od roku oznaczenie takich dokumentów w pliku JPK VAT 7, jakim było oznaczenie o nazwie SW, czyli sprzedaż wysyłkowa.

Wyżej wymienione transakcje najczęściej występują u klientów z branży e-commerce, którzy prowadzą sprzedaż na teren Unii Europejskiej za pośrednictwem sklepów internetowych opartych na przykład o silniki:

• PrestaShop
• Shoper
• Magento
• Woocommerce

Oraz platform sprzedażowych takich jak:

• Amazon
• Ebay
• Allegro z możliwością wysyłki poza teren kraju

W większości przypadków generują oni bardzo duże ilości dokumentów handlowych, zarówno paragonów, jak i faktur sprzedaży w programach handlowych Subiekt GT lub Subiekt nexo.

Wymienione powyżej transakcje VAT są jedynie jednym z niewielu parametrów, które można zdefiniować w schematach importu obu programów jako jeden z warunków importu dokumentów i ich poprawnego zapisania w ewidencjach VAT. Z punktu widzenia użytkownika programów, zwiększenie ilości dokumentów koniecznych do dekretacji i księgowania oraz zapisów w ewidencji VAT spowodowało konieczność coraz większej automatyzacji zadań, która może być przeprowadzona przez oba programy. Warto tu zaznaczyć, że w obu programach struktura schematów importów głównych dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych i bankowych jest podobna, czyli konfiguracja opiera się na dokumentach wygenerowanych w programach współpracujących takich jak Subiekt lub Gratyfikant i na ich podstawie możemy napisać sobie schemat dekretacji księgowania.

Z punktu widzenia funkcjonalności dostępnych w obu programach z pełną świadomością możemy powiedzieć, iż wykorzystanie programu Rewizor GT i jego schematu importów z powodzeniem sprawdza się zarówno w firmach handlowych oferujących sprzedaż stacjonarną, jak i w pewnej części w przypadku klientów pracujących w branży e-commerce.

Według naszej oceny, znacznie lepszą decyzją trafu zastosowania programów księgi handlowej, takich jak Rewizor, na dzień dzisiejszy jest rozpoczęcie pracy na programie Rewizor nexo pro. Decyzja o wyborze programu księgowego powinna opierać się na wszystkich podstawowych funkcjonalnościach, które oferuje program księgowy, które w przypadku różnych producentów są bardzo podobne do siebie. Jednakże w naszej ocenie ogromnym plusem na rzecz Rewizora nexo pro jest możliwość użycia bardzo zaawansowanych schematów importów, które w stosunku do jego poprzednika, czyli Rewizora GT, swoimi wewnętrznymi funkcjonalnościami stanowią ogromną przepaść pomiędzy tymi dwoma programami.

Import dokumentów do programów Rachmistrz nexo pro i Rewizor nexo pro oraz ich zapis w buforze danych

Nie tylko schematy importu, ale również sposób wstępnej obróbki dokumentów, czyli w kwestii Rewizora nexo pro, możliwość zaimportowania danych w pliku i umieszczenia ich wewnątrz programu w celu zaprezentowania tak zwanych obrazów księgowych, jest ogromną zmianą w stosunku do Rewizora GT. Gdzie import danych w przypadku uruchomienia importu z plików był po prostu wykonywany na podstawie schematów importu i użytkownik mógł jedynie czekać na jego pozytywny lub negatywny wynik, a cały proces importu w przypadku bardzo dużych paczek danych powodował wydłużenie czasu w przypadku wystąpienia błędu importu i powtarzaniu tej operacji.

W programie Rewizor nexo pro zastosowano rozwiązanie, które umożliwia zaczytanie obrazów księgowych dokumentów do tzw. „bufora z dokumentami”, w których możemy je spokojnie przeglądnąć i zdecydować, w jaki sposób mają być zadekretowane – grupowo albo pojedynczo. Warto wspomnieć, że już na etapie importu dokumentów z plików EPP, czyli pliku wymiany danych pomiędzy programem Subiekt GT, można zdecydować o tym, które dokumenty chcemy zaimportować do naszego „bufora” i zająć się nimi przy automatycznej dekretacji.

To ogromna zmiana, która pozwala już na pierwszym etapie budowania naszych schematów importu ocenić ich skuteczność i zaoszczędzić masę czasu.

Wymiana danych w technologii online pomiędzy Subiektem nexo Rachmistrzem lub Rewizorem nexo pro

Kolejna bardzo poważna i jednocześnie pozytywna zmiana dla programów linii nexo pro oraz zwykłej nexo, w przypadku gdy użytkownikiem programu Rewizor nexo pro jest biuro rachunkowe, jest możliwość importu danych od naszego klienta bez konieczności generowania plików wymiany danych w formacie EPP. Wymiana danych odbywa się poprzez zdefiniowanie w dwóch programach takich jak Subiekt nexo pro oraz Rewizor nexo pro dla biura rachunkowego źródeł danych tzw. online, których mechanizm opiera się o wymianę danych za pomocą serwerów firmy Insert.

Jest to ogromne ułatwienie zarówno dla użytkowników programów handlowych, jak i dla pracowników biur rachunkowych, albowiem przekazane dane Subiekta nexo, które zostały zaimportowane w programie księgowym, czy to Rachmistrz nexo pro, czy to Rewizor nexo pro, otrzymują odpowiednie statusy, które uniemożliwiają użytkownikom programów handlowych dokonywanie zmian na dokumentach bez wiedzy księgowych.