Korekty Kosztów w Subiekt Nexo Pro – Praktyczny Przewodnik

Naliczenie korekty kosztów w programie Subiekt nexo pro może zostać dokonane na podstawie funkcji dostępnej w ewidencjach dodatkowych Subiekta nexo pro o nazwie korekty kosztów.

Możemy dokonać naliczenia korekty kosztów zbiorczo zarówno dla dokumentów handlowych jak i magazynowych za pomocą kreatora dostępnego w module korekty kosztów. Naliczenie takie z formalnego punktu widzenia powinno zostać dokonane zawsze za okres ostatniego miesiąca, za który zostały przekazane dokumenty handlowe do systemu księgowego lub w całości przekazany do księgowości jako dokumenty papierowy.

Dlaczego Korekty Kosztów są Konieczne?

Przyczyny Konieczności Wykonania Korekty Kosztów Dokumentów Handlowych i Magazynowych

Korekty kosztów, o których mowa wynikają bezpośrednio z wprowadzenia do programu Subiekt nexo pro dokumentu korekty faktury zakupu, która koryguje wartość zakupionego towaru.

Korekta taka może być wprowadzona w terminie późniejszym niż bieżący miesiąc i w takim wypadku powinniśmy cofnąć się z naliczeniem korekty kosztów do okresu, w którym wprowadzono do programu Subiekt nexo pro oryginalną fakturę zakupu.

Oczywiście korekta kosztów o której mowa powyżej nie zawsze dotyczy sytuacji, w której otrzymujemy korektę faktury zakupu dotyczącą kwoty zakupionego towaru bez względu na korektę na plus czy też na minus. Korekta kosztów powinna być również prowadzona w przypadku, gdy ewidencjonujemy dostawy towarów za pomocą dokumentów PZ, czyli przyjęcia z zewnątrz na podstawie wydania zewnętrznego od naszego dostawcy w przypadku, gdy wydanie zewnętrzne nie zawiera ostatecznych cen naszego zakupu lub nie zawiera ich w ogóle.

Konsekwencją takiego przyjęcia zewnętrznego dokonanego od naszego dostawcy powinna być faktura zakupu do dokumentu przyjęcia zewnętrznego, która wprowadza poprawne wartości zakupu jako dokument handlowy, i po jej wprowadzeniu następuje naturalna rozbieżność pomiędzy wartością towarów przyjętych na magazyn a wartością, po której powinniśmy poprawnie przyjąć towary na magazyn.

W przypadku wystąpienia takiej właśnie sytuacji konieczne jest uruchomienie mechanizmu korekty kosztów, która będzie dokumentem zarówno dla dokumentów handlowych jak i magazynowych, które powstały po dokonaniu przyjęcia z zewnątrz. Dokumenty, które zostaną wygenerowane, będą to dokumenty korekt kosztów dokumentów handlowych i magazynowych, które to w ujęciu zbiorczym wykażą kwoty rozbieżności pomiędzy rzeczywistą kwotą zakupu wynikającej z faktury i zakupu a dostawą zaewidencjonowaną za pomocą dokumentu przyjęcia z zewnątrz.

Cel Wykonania Dokumentu Korekty Kosztów

Dokument taki powinien zostać przekazany do księgowości, która na jego podstawie powinna wprowadzić stosowne korekty zapisów wartości na kontach księgowych związanych z rozliczeniem zakupu towarów handlowych oraz konta zapasów magazynowych. Są to w większości programów księgowych konta zespołu numer 3 takie jak na przykład 303 i 330.

Konsekwencje Nieprzekazania Dokumentów Korekty Kosztów do Księgowości

Bez wprowadzenia stosownych zapisów w wyżej wymienionych kontach księgowych może dojść do sytuacji, w której księgowość na koniec roku obrotowego, podsumowując salda konta związanego z wartością towarów na stanie magazynowym, uzyska inną wartość towarów niż jest ona wyszczególniona w programie handlowym. Sytuacja jest o tyle niekorzystna dla firmy, gdyż rozbieżność ta w przypadku braku kontroli wartości towarów na magazynie lub nieprawdziwych prawidłowych kwot, które wpływają na wartość towarów na magazynie, a które pokazane są na kontach księgowych zespołu numer 3, wpływa na wartość podatku, który powinien zostać zapłacony na podstawie rzeczywistych wartości naszych towarów na magazynie.

Niestety burza użytkowników to bardzo droga część programu magazynowego Subiekt nexo pro, jak i w jego wcześniejszej wersji Subiekt GT, nie używa tej funkcjonalności, doprowadzając do sytuacji, w której porównanie remanentu końcowego z programem magazynowym wykazuje rozbieżność w stosunku do stanu salda konta 300 związanego z magazynem w systemach księgowych takich jak Rewizor GT lub Rewizor nexo pro. Oczywiście wykazanie tak zwanych korekt kosztów zakupu i korekt kosztów sprzedaży lub ich sprawdzenie możliwe jest również w module zestawienia w raporcie o nazwie „podliczenie okresu dokumenty” który bardzo często jest pomijany przez użytkowników programów handlowych jako dokument, który powinien być przekazany do księgowości. Raport, o którym mowa powyżej, jest bardzo dobrym zestawieniem, pozwalającym księgowości zorientować się bardzo szybko w ogólnych kwotach wynikających z prowadzonych sprzedaży, zakupów, jak i wszelkich ruchów magazynowych dokonanych w programach handlowych.

Konsekwencje Wykonania Korekty Kosztów

Wykonanie korekty kosztów dokumentów handlowych i magazynowych niesie za sobą pewne konsekwencje w obu programach zarówno Subiekt GT jak i Subiekt nexo pro. Konsekwencjami tymi w przypadku obu programów zarówno linii GT jak i nexo jest możliwość edycji dokumentów handlowych, które objęte są okresem wykonanego dokumentu korekty kosztów. Oczywiście istnieje możliwość odblokowania edycji tych dokumentów poprzez usunięcie naliczenia wykonanych przez funkcję korekty kosztów i ponownego ich naliczenia po dokonaniu ewentualnych zmian, które nas interesują w dokumentach handlowych.