Problemy z automatycznym wystawianiem faktur w Subiekt z Baselinker – jak ingerencja w ustawienia wpłynęła na system?
Integracja systemu Subiekt z Baselinker za pomocą narzędzia SubSync może znacząco usprawnić procesy sprzedażowe i obsługę zamówień. Jednak wprowadzenie nieprzemyślanych zmian w ustawieniach po zakończonej integracji może prowadzić do problemów. W tym artykule przedstawimy historię jednego z takich przypadków – jak ingerencja w ustawienia doprowadziła do problemów oraz jak zostały one rozwiązane.
Jak ingerencja w ustawienia doprowadziła do problemów?
Po pomyślnej integracji systemów Subiekt i Baselinker za pomocą SubSync, klient zdecydował się na wprowadzenie ręcznych zmian w ustawieniach statusów zamówień. Zmiany te, mimo że miały na celu poprawę organizacji zamówień, spowodowały szereg problemów, które wpłynęły na automatyzację wystawiania faktur.
Oto kluczowe problemy, które się pojawiły:
- Ręczne przenoszenie zamówień: Klient ręcznie przenosił zamówienia do statusu który był pomijany przez integrator ponieważ był statusem docelowym dla zamówień zrealizowanych dokumentem końcowym, zanim SubSync miał szansę na wygenerowanie faktury. To spowodowało, że system zaczął ignorować te zamówienia, ponieważ były już oznaczone jako „zrealizowane”.
- Nieprawidłowe statusy zamówień: Klient zmodyfikował konfigurację, ustawiając statusy, które były niewłaściwie przypisywane do zamówień. System nie rozpoznawał ich jako gotowych do wystawienia faktur.
- Pomijanie braków towarowych: System zgłaszał brak towaru na magazynie, ale zamiast rozwiązać ten problem, klient kontynuował proces, co prowadziło do dalszych komplikacji w generowaniu faktur.
Jakie kroki naprawcze podjęliśmy?
Aby rozwiązać problemy spowodowane ingerencją w ustawienia, podjęto następujące kroki:
- Przywrócenie poprawnej konfiguracji SubSync: Zmieniono konfigurację SubSync, tak aby zamówienia o określonych statusach były automatycznie przetwarzane i wystawiano dla nich faktury. Wprowadzono również wytyczne, aby nie przenosić zamówień ręcznie bez uprzedniego wystawienia faktury.
- Ręczne sprawdzanie zamówień: Wszystkie zamówienia, które nie miały wystawionych faktur, zostały ręcznie cofnięte do statusu informującego o gotowości do wystawiania FS , aby SubSync mógł je przetworzyć w następnym cyklu.
- Weryfikacja stanów magazynowych: Klient zaczął regularnie monitorować stany magazynowe w Subiekcie GT, aby upewnić się, że brak towaru nie blokuje procesu wystawiania faktur.
Najważniejsze wnioski
Ingerowanie w ustawienia systemów po zakończonej integracji może prowadzić do poważnych problemów z automatyzacją procesów sprzedażowych. W przypadku integracji Subiekt z Baselinker, nawet drobne zmiany w statusach zamówień mogą zakłócić działanie narzędzia SubSync. Aby uniknąć takich problemów, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:
- Unikaj ręcznego przenoszenia zamówień, dopóki system automatyczny nie zakończy swoich działań.
- Regularnie monitoruj komunikaty o błędach w SubSync i stany magazynowe w Subiekcie GT.
- Jeśli występują problemy, takie jak brak towaru, natychmiast podejmij działania naprawcze, aby uniknąć opóźnień w generowaniu faktur.
Najczęściej zadawane pytania – problemy z automatycznym wystawianiem faktur w Subiekt z Baselinker
Dlaczego SubSync przestał automatycznie wystawiać faktury po zmianie statusów w Baselinkerze?
Zmiana statusów zamówień bez uwzględnienia logiki działania SubSync spowodowała, że integrator pomijał zamówienia oznaczone jako „zrealizowane”. SubSync nie rozpoznaje takich zamówień jako wymagających wystawienia faktury, ponieważ zakłada, że dokument już powstał.
Czy ręczne przenoszenie zamówień w Baselinkerze jest bezpieczne?
Ręczne przenoszenie zamówień może zakłócić logikę integratora. Zaleca się pozostawienie zamówień w statusach przewidzianych przez SubSync aż do momentu zakończenia procesu automatycznego wystawiania dokumentów.
Jakie statusy zamówień powinny być skonfigurowane w Baselinkerze dla poprawnego działania SubSync?
Statusy powinny odpowiadać logice przepływu zamówień, jaką przewidziano podczas integracji. Szczególnie ważne są statusy określające zamówienia gotowe do wystawienia faktur oraz te końcowe, wskazujące na zakończony proces.
Co się stanie, jeśli status zamówienia zostanie ustawiony na końcowy przed wystawieniem faktury?
SubSync zignoruje takie zamówienie, uznając je za już przetworzone. Faktura nie zostanie wystawiona, ponieważ system nie traktuje zamówienia jako wymagającego dalszej obsługi.
Jak sprawdzić, czy SubSync przetwarza zamówienia poprawnie?
Najlepiej regularnie analizować logi i komunikaty błędów w panelu SubSync. Warto też obserwować, czy po zmianie statusu zamówienia faktycznie powstają faktury w Subiekcie.
W jaki sposób brak towaru na magazynie wpływa na wystawienie faktury?
Jeśli w Subiekcie nie ma wystarczającej ilości towaru, SubSync może nie wystawić faktury. W takim przypadku zamówienie zostaje pominięte lub zatrzymane, a integrator zgłasza błąd.
Jak naprawić sytuację, w której faktury nie zostały wystawione?
Trzeba ręcznie cofnąć zamówienia do odpowiedniego statusu, który umożliwi SubSync ich ponowne przetworzenie. Należy też przywrócić właściwą konfigurację statusów w systemie.
Co zrobić, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości?
Nie należy zmieniać konfiguracji statusów ani ręcznie ingerować w przepływ zamówień bez konsultacji z osobą odpowiedzialną za integrację. Warto też szkolić zespół z zasad działania SubSync.
Dlaczego SubSync ignoruje niektóre statusy zamówień?
SubSync działa według wcześniej skonfigurowanej logiki – jeśli dany status nie znajduje się na liście monitorowanych statusów, system go pomija. Tylko odpowiednio oznaczone zamówienia są przetwarzane.
Czy można zintegrować Subiekt z Baselinkerem bez użycia SubSync?
Można, ale SubSync oferuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji i lepszą kontrolę nad procesem. Inne metody wymagają więcej ręcznych operacji i mogą być mniej niezawodne w przypadku dużej liczby zamówień.
