Jak ingerencja w ustawienia doprowadziła do problemów?

Po pomyślnej integracji systemów Subiekt i Baselinker za pomocą SubSync, klient zdecydował się na wprowadzenie ręcznych zmian w ustawieniach statusów zamówień. Zmiany te, mimo że miały na celu poprawę organizacji zamówień, spowodowały szereg problemów, które wpłynęły na automatyzację wystawiania faktur.

Oto kluczowe problemy, które się pojawiły:

• Ręczne przenoszenie zamówień: Klient ręcznie przenosił zamówienia do statusu który był pomijany przez integrator ponieważ był statusem docelowym dla zamówień zrealizowanych dokumentem końcowym, zanim SubSync miał szansę na wygenerowanie faktury. To spowodowało, że system zaczął ignorować te zamówienia, ponieważ były już oznaczone jako „zrealizowane”.
• Nieprawidłowe statusy zamówień: Klient zmodyfikował konfigurację, ustawiając statusy, które były niewłaściwie przypisywane do zamówień. System nie rozpoznawał ich jako gotowych do wystawienia faktur.
• Pomijanie braków towarowych: System zgłaszał brak towaru na magazynie, ale zamiast rozwiązać ten problem, klient kontynuował proces, co prowadziło do dalszych komplikacji w generowaniu faktur.

Jakie kroki naprawcze podjęliśmy?

Aby rozwiązać problemy spowodowane ingerencją w ustawienia, podjęto następujące kroki:

• Przywrócenie poprawnej konfiguracji SubSync: Zmieniono konfigurację SubSync, tak aby zamówienia o określonych statusach były automatycznie przetwarzane i wystawiano dla nich faktury. Wprowadzono również wytyczne, aby nie przenosić zamówień ręcznie bez uprzedniego wystawienia faktury.
• Ręczne sprawdzanie zamówień: Wszystkie zamówienia, które nie miały wystawionych faktur, zostały ręcznie cofnięte do statusu informującego o gotowości do wystawiania FS , aby SubSync mógł je przetworzyć w następnym cyklu.
• Weryfikacja stanów magazynowych: Klient zaczął regularnie monitorować stany magazynowe w Subiekcie GT, aby upewnić się, że brak towaru nie blokuje procesu wystawiania faktur.

Najważniejsze wnioski

Ingerowanie w ustawienia systemów po zakończonej integracji może prowadzić do poważnych problemów z automatyzacją procesów sprzedażowych. W przypadku integracji Subiekt z Baselinker, nawet drobne zmiany w statusach zamówień mogą zakłócić działanie narzędzia SubSync. Aby uniknąć takich problemów, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:

• Unikaj ręcznego przenoszenia zamówień, dopóki system automatyczny nie zakończy swoich działań.
• Regularnie monitoruj komunikaty o błędach w SubSync i stany magazynowe w Subiekcie GT.
• Jeśli występują problemy, takie jak brak towaru, natychmiast podejmij działania naprawcze, aby uniknąć opóźnień w generowaniu faktur.