Magazyn walut w programie Rewizor nexo pro
Moduł magazynu walut jest nowością w stosunku do poprzednika, czyli programu Rewizor GT który również umożliwiał rozliczanie różnic kursowych od środków pieniężnych na koncie. Jednakże nie dysponował bezpośrednim interfejsem, w którym można było w łatwy sposób podglądnąć aktualne zasoby i ich rozliczenia. Funkcja ta dla Rewizora GT nie była dostępna w menu bocznym programu, tylko możliwa była pośrednio do wywołania z górnego menu programu, jeżeli użytkownik znajdował się w odpowiednio innym module jakim była dekretacja dokumentów.
Dla programu Rewizor nexo pro przygotowano moduł magazyn walut który pozwala na dokładne śledzenie ruchów środków pieniężnych które odzwierciedlone są na podstawie zapisów na kontach księgowych zarówno banków jak i kas oznaczonych jako walutowe.
Należy pamiętać, aby funkcja magazyn walut działała musimy mieć odpowiednio skonfigurowany Plan kont w programie Rewizor nexo pro do którego podłączone zostały kartoteki rachunków walutowych lub stanowisk kasowych. Jak również musimy dodać ręcznie analityki bez podłączania kartotek i oznaczać je ręcznie jako walutowe z wybraniem konkretnej waluty przypisanej do konta. Kolejnym warunkiem funkcjonowania magazynu walut jest to, iż do jego istnienia niezbędne jest wprowadzenie zapisów na kontach księgowych walutowych w walucie zgodnej z ustawieniami konta z wprowadzeniem odpowiedniego kursu walut na dzień zapisów księgowych.
Zapisy w ewidencji magazynu walut
Wszystkie dokonane wpisy w magazynie walut są dostępne jedynie do podglądu, a wynikają bezpośrednio z dokonanych wcześniej zapisów księgowych w dekretach związanych z kontami księgowymi przypisanymi do magazynu walut. Zapisy te widoczne są w widoku o nazwie zasoby w magazynie walut, ale niestety nie można ich edytować.
Jak sama nazwa wskazuje magazyn walut służy do ewidencji zapisów przychodów i rozchodów walut, które możemy skojarzyć wg kolejki FIFO. Skojarzenie operacji rozchodów i przychodów w magazynie walut Rewizor nexo pro następuje dopiero po uruchomieniu operacji przelicz i nie dzieje się to w sposób automatyczny – każdy użytkownik musi wywołać tę funkcję ręcznie.
Operacje, które zostały skojarzone są widoczne w kolejnym widoku udostępnionym dla magazynu walut o nazwie obroty. Jednakże nie podlegają one edycji, ponieważ zostały przez program naliczone automatycznie i w przypadku wystąpienia błędu należy usunąć wszystkie wyliczenia widoczne w obrotach i dokonać stosownych zmian w zapisach magazynu walut z poziomu dekretów księgowych i wykonać ponownie przeliczenia.
Różnice kursowe od środków pieniężnych
Naliczanie różnic kursowych od środków pieniężnych może dotyczyć:
- Zrealizowanych różnic kursowych
- Wyceny środków pieniężnych
Naliczenie różnic kursowych od zrealizowanych operacji możliwe jest dopiero po skojarzeniu rozchodów z przychodami za pomocą funkcji „przelicz” w magazynie walut w zakładce zasoby. Po tej operacji możemy w zakładce obroty dokonać naliczeń różnic kursowych od zrealizowanych środków pieniężnych.
Operacja wyceny środków pieniężnych dostępna jest również w zakładce obroty w górnym menu programu w sekcji różnice kursowe > wycena. Operacja ta odbywa się automatycznie na podstawie posiadanych przez program informacji o aktualnym saldzie środków pieniężnych na koncie (księgowym) które nie zostały rozchodowane.
Jak również są operacje stornowania wycen, które mogą się odbyć w dwóch wariantach. Jest to storno całkowite które powoduje księgowanie całej wyceny za jednym razem oraz storno częściowe które księguje wycenę tylko tych zapisów które zostały już rozliczone po dokonaniu wyceny. Jeżeli rozliczenie było księgowe to księgowana jest wartość wyceny proporcjonalna do wartości rozliczenia.
Podsumowanie
Magazyn walut w programie Rewizor nexo pro zawiera trzy odrębne widoki charakteryzujące się:
- Zasoby w magazynie walut – w tym widoku eksponowane są tu wpłaty i wypłaty inaczej mówiąc przychody i rozchody jeszcze nie rozliczone. Zarówno pochodzące z rachunków bankowych jak i kas walutowych które mogą być w przypadku jednych i drugich podłączone jako elementy kartotek do naszego planu kont lub dodane jako ręczne analityki ze wskazaniem na to, iż konta te należą do magazynu walut i mają przypisaną konkretną walutę. Uwaga jedno konto księgowe nie może mieć przypisanego więcej jak jedną walutę.
- Obroty w magazynie walut – tutaj reprezentowane są wszystkie zapisy które powstają po rozliczeniu, czyli zostały wykorzystane i prezentowane. Znajdują się tutaj także różnice kursowe zrealizowane oraz niezrealizowane.
- Różnice kursowe w magazynie walut – widok ten pokazuje zrealizowane różnice kursowe od własnych środków pieniężnych które są wynikiem dokonanych wyliczeń z poprzednich widoków. Dostępne tutaj wyliczenia mogą zostać usunięte przez użytkownika w dowolnym momencie, aby dokonać ich ponownie.
Jednym ze znanych nam problemów związanych z magazynem walut który może doprowadzić do błędnych wyliczeń zarówno zrealizowanych różnic kursowych jak i wartości środków pieniężnych jest błąd związany z postępowaniem użytkownika programu, który wynika z edycji wcześniej wprowadzonych zapisów w dekrecie dokumentu księgowego.
Należy pamiętać, iż program Rewizor nexo pro nie aktualizuje zapisów w magazynie walut po zapisaniu dekretu w szczególności, jeżeli dany zapis np. na rachunku bankowym walutowym jest zapisem rozliczającym rozrachunki z kontrahentem.
Kiedy powstaje taki błąd w obsłudze magazynu walut?
Najczęstszą sytuacją, o której mówimy powyżej jest sytuacja, w której użytkownik programu dokonując zapisu na konto księgowe rachunku walutowego popełni błąd wybierając nieodpowiedni kurs waluty i zapisze dekret księgowy. Następnie wróci do niego i poprawi kurs waluty i ponownie zapisze dokument. Drugim elementem tego błędu jest to, iż użytkownik wprowadzając dekret księgowy może dokonać pomyłki w zapisie daty do dekretu księgowego co spowoduje nieprawidłowy wpis do magazynu walut z nieodpowiednią datą i w tej sytuacji również użytkownik po zapisaniu dekretu księgowego może wejść i poprawić daty datę dekretu co nie spowoduje aktualizacji zasobów w magazynie walut.
Niestety jedynym najbardziej pewnym rozwiązaniem tego problemu jest skasowanie dekretu księgowego, który zawiera odpowiednie zapisy i wprowadzenie go na nowo.
