Wstęp do schematów importu w Rewizor Nexo PRO

Schematy importu dokumentów to jedna z kluczowych funkcji Rewizor Nexo PRO, która pozwala na automatyzację procesów księgowych. Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą szybko i łatwo importować oraz dekretować dokumenty handlowe, magazynowe oraz księgowe z różnych źródeł, takich jak Subiekt Nexo, Subiekt GT, Baselinker, Fakturownia i inne systemy, które generują pliki w formacie EPP (Insert Exchange Protocol).

W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo możliwościom schematów importu w Rewizor Nexo PRO, sposobom ich konfiguracji oraz praktycznym aspektom korzystania z tej funkcji. Dowiesz się, jak automatyzować dekretowanie dokumentów i jak najlepiej dostosować schematy do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.

Możliwości schematów importu dokumentów

Schematy importu w Rewizor Nexo PRO oferują szerokie możliwości zarządzania dokumentami księgowymi. Pozwalają na automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich kont księgowych, co znacznie przyspiesza proces dekretacji i redukuje ryzyko popełnienia błędów. Główne możliwości schematów importu to:

• Importowanie dokumentów handlowych, magazynowych i księgowych z różnych systemów.
• Automatyczne dekretowanie faktur zakupu, sprzedaży, operacji kasowych i bankowych.
• Obsługa korekt faktur sprzedaży i zakupu oraz zwrotów do paragonów.
• Automatyzacja procesów związanych z amortyzacją środków trwałych.
• Możliwość definiowania złożonych warunków dekretacji, takich jak typ dokumentu, waluta, podmiot, rejestry księgowe itp.

Dzięki tym funkcjom, Rewizor Nexo PRO pozwala na efektywne zarządzanie dużymi ilościami dokumentów, oszczędzając czas i minimalizując ręczną pracę księgowych.

Typy dokumentów obsługiwane przez schematy importu

Schematy importu w Rewizor Nexo PRO obsługują różne typy dokumentów, co czyni ten system wyjątkowo elastycznym i wszechstronnym narzędziem dla księgowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze typy dokumentów, które mogą być importowane i dekretowane automatycznie:

• Pliki EPP (Insert Exchange Protocol) – umożliwiają wymianę danych między systemami Insert, takimi jak Subiekt Nexo czy Subiekt GT, oraz innymi systemami, np. Baselinker i Fakturownia.
• Faktury zakupu i sprzedaży – importowane z różnych źródeł, mogą być automatycznie dekretowane na odpowiednie konta księgowe na podstawie zdefiniowanych schematów importu.
• Operacje kasowe i bankowe – wpłaty, wypłaty, wyciągi bankowe oraz raporty kasowe mogą być automatycznie dekretowane na konta kasowe i bankowe.
• Korekty faktur sprzedaży – zarówno korekty faktur zaliczkowych, jak i korekty faktur standardowych mogą być dekretowane automatycznie za pomocą schematów importu.

Importowanie i dekretowanie tych dokumentów za pomocą schematów importu w Rewizor Nexo PRO pozwala na znaczne przyspieszenie i automatyzację procesów księgowych, co ma szczególne znaczenie w przypadku firm obsługujących dużą liczbę transakcji.

Konfiguracja schematów importu

Konfiguracja schematów importu w Rewizor Nexo PRO jest elastyczna i dostosowuje się do indywidualnych potrzeb użytkownika. Poniżej przedstawiamy kroki, jak skonfigurować nowe schematy importu oraz jak dostosować je do specyficznych wymagań firmy:

1. Tworzenie nowych schematów importu

Tworzenie nowych schematów importu rozpoczyna się od wyboru odpowiedniego typu dokumentu, który chcemy importować. Mogą to być faktury zakupu, faktury sprzedaży, operacje kasowe, wyciągi bankowe, korekty faktur, amortyzacja środków trwałych itp.

Następnie użytkownik określa warunki dekretacji dokumentu, np. typ podmiotu, waluta, rejestr księgowy, konto analityczne, rodzaj operacji finansowej (np. przelew, gotówka, split payment). Program umożliwia również tworzenie warunków złożonych, które mogą obejmować kilka kryteriów jednocześnie.

2. Kopiowanie schematów między latami obrotowymi

Jednym z przydatnych rozwiązań w Rewizor Nexo PRO jest możliwość kopiowania schematów importu z jednego roku obrotowego do kolejnego. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie tworzyć schematów od nowa dla każdego roku, co pozwala zaoszczędzić czas i utrzymać spójność między latami obrotowymi. Podczas kopiowania możliwe jest wybranie tylko tych schematów, które są niezbędne w nowym okresie.

3. Kopiowanie schematów między podmiotami

W przypadku, gdy firma posiada wiele podmiotów, możliwe jest kopiowanie schematów importu między nimi. Program automatycznie łączy się z serwerem, na którym działa baza danych, i umożliwia wybór odpowiedniego podmiotu oraz okresu obrotowego, z którego schematy mają być skopiowane. Podczas kopiowania program uzupełnia brakujące elementy, takie jak rejestry księgowe czy konta analityczne, ale wymaga ręcznego uzupełnienia niektórych danych, np. numerów kont księgowych.

Problemy z importem plików EPP i ich rozwiązania

Podczas importu plików EPP z systemów innych niż Insert mogą wystąpić problemy związane z brakami w danych. Przykładowo, pliki z programów takich jak Baselinker mogą zawierać uproszczenia, które mogą prowadzić do błędów podczas dekretacji dokumentów.

Jednym z częstszych problemów jest brak szczegółowych danych dotyczących kontrahentów (np. brak informacji, czy kontrahent jest osobą fizyczną czy firmą) oraz brak rozróżnienia między towarami a usługami. Aby uniknąć tych problemów, zaleca się dokładne sprawdzanie importowanych danych oraz ręczne uzupełnianie brakujących informacji przed przystąpieniem do dekretacji.

Podsumowanie – Automatyzacja procesów księgowych z Rewizor Nexo PRO

Schematy importu w Rewizor Nexo PRO to potężne narzędzie, które pozwala na automatyzację wielu procesów księgowych, od importu dokumentów handlowych, po dekretowanie operacji kasowych i bankowych. Dzięki zaawansowanej konfiguracji i możliwości tworzenia złożonych warunków, użytkownicy mogą dostosować schematy do swoich specyficznych potrzeb, co znacznie przyspiesza i upraszcza zarządzanie dokumentacją księgową.

Jeśli Twoja firma korzysta z systemów takich jak Subiekt Nexo, Subiekt GT, Baselinker czy Fakturownia, to warto zainwestować w rozwój umiejętności w zakresie konfiguracji schematów importu w Rewizor Nexo PRO. Automatyzacja procesów księgowych nie tylko oszczędza czas, ale również pozwala uniknąć wielu potencjalnych błędów.