Rozrachunki w programach Insert nexo pro – Kompleksowy przewodnik

Moduł rozrachunków w programach linii Insert nexo, czyli programach Subiekt, Rewizor, Gratyfikant oraz Rachmistrz są modułem wspólnym dla wszystkich tych programów, reprezentujące powstałe rozrachunki za pomocą jednolitego interfejsu w programach. Na początku należy wspomnieć, że dla linii programów nexo została wprowadzona wyjątkowa zmiana, oznacza to, że program Rachmistrz nexo pro i Rachmistrz nexo zostały jako programy do prowadzenia księgowości w formie Książki Przychodów i Rozchodów zarówno dla podatników VAT, jak i dla rozliczających się metodą ryczałtową. Zmianą tą jest umożliwienie w programie Rachmistrz nexo prowadzenia rozrachunków, co nie było możliwe w jego poprzedniku, czyli w programie Rachmistrz GT.

Rodzaje rozrachunków w systemie Insert nexo – Nowości i funkcjonalności

Programy linii nexo zostały rozbudowane w stosunku do swoich poprzedników, czyli programów linii Insert GT o nowe rodzaje rozrachunków. Dotychczas operowaliśmy czterema rodzajami rozrachunków możliwymi do prowadzenia z kontrahentami takimi jak należność, zobowiązanie, spłata należności i spłata zobowiązania. Na dzień dzisiejszy możemy posługiwać się dodatkowo dodanymi rozrachunkami typu korekta zmniejszająca zobowiązanie, korekta zmniejszająca należność z tytułu odsetek i kar oraz zobowiązania z tytułu odsetek, prowizji i kar. Jeśli spojrzymy na te nowe rodzaje rozrachunków, możemy zauważyć, że wykonują one większości funkcje, które były dostępne wcześniej pod czterema podstawowymi wymienionymi powyżej rodzajami rozrachunków. Jednakże znacznie ułatwiają pracę z programem na zupełnie inny model i wówczas możemy w łatwy sposób dopasować je do określonego typu dokumentu.

W kontekście rodzaju rozrachunków dostępnych w problemach linii nexo należy wspomnieć o dodatkowej możliwości wprowadzonej przez producenta, czyli firmy Insert S.A. z Wrocławia pozwalającej nam w konfiguracji programu zdefiniować własne rodzaje rozrachunków z własnym nazewnictwem, które oczywiście strukturalnie będą zgodne z istniejącymi typami takimi jak należności, zobowiązania oraz rodzajami tj. przychód lub koszt. Funkcjonalność ta pozwala na bardzo duży wachlarz możliwości w budowie rozrachunków dopasowanych pod konkretne typy dokumentów, które występują w naszej firmie.

Innym typem rozrachunków dostępnych w programach linii nexo, jak u poprzedników, czyli programach linii GT, są rozrachunki, które wynikają z rozliczenia różnic kursowych. Są nimi dodatnie lub ujemne różnice kursowe, które są naliczane przez programy automatycznie po uruchomieniu odpowiedniej funkcji. Należy wspomnieć, że są one dostępne tylko i wyłącznie w programach księgowych takich jak Rewizor nexo i Rachmistrz nexo. Dostępność różnic kursowych i powiązanych z nim rozrachunków w programach księgowych wynika ze specyfiki pracy na tych rodzajach rozrachunków i możliwości ich księgowania jako przychody lub koszty według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym.

Tryby pracy rozrachunków w programach linii nexo przy pracy na wspólnej bazie danych

Dla programów księgowych Rewizor nexo i Rachmistrz nexo została wprowadzona możliwość pracy w trzech trybach rozrachunków w momencie, gdy programy księgowe pracują na jednej wspólnej bazie z programem Subiekt nexo. Tryby pracy, o których mowa, to tryb pracy wspólny, rozdzielny lub mieszany.

Umożliwiają one wybór obsługi rozrachunków, z którymi z powodu dużej niefrasobliwości lub nieumiejętności posługiwania się programem Subiekt GT lub Subiekt nexo przez pracowników działu handlowego, tworzących dokumenty handlowe lub rozliczenia, mogło dochodzić do powstawania różnego rodzaju błędów. Polegającymi między innymi na zastosowaniu bardzo nietypowej formy rozliczenia dokumentu, jakim jest zapłacono przelewem, do problemów z księgowaniem tego typu rozliczeń w programach księgowych. Zmiana trybu pracy na rozdzielny umożliwia księgowości danej firmy całkowite pominięcie rozrachunków i rozliczeń wykonywanych w programie handlowym i doprowadzenie do sytuacji, w której w momencie księgowania dokumentów powstają rozrachunki pochodzące z programu księgowego, które mogą być rozliczane tylko i wyłącznie w programie księgowym i tylko na nich możemy opierać się przy kontroli rozrachunków. Natomiast rozrachunki pochodzące z programu handlowo-magazynowego Subiekt nexo mogą być pomijane przez księgowość przy rozliczeniach.

Tryb pracy wspólny i mieszany umożliwiają, jak sama nazwa wskazuje, pracę na wspólnych rozrachunkach lub na rozrachunkach w trybie mieszanym, czyli trochę korzystamy z rozrachunków z programu Subiekt nexo, a trochę z naszych własnych wygenerowanych w systemie księgowym takich jak Rewizor nexo. Sytuacja wyboru tym modelem pracy rozdzielnego dla rozrachunków niesie za sobą pewne korzyści dla działu księgowego, ale jednocześnie jest ekstremalną sytuacją, która jest niepożądana w większości firm z powodu możliwości powstania bardzo dużych rozbieżności pomiędzy rozrachunkami jednego programu a drugiego. Nasze doświadczenia wdrożeniowe wskazują, iż użycie modelu pracy rozrachunków jako rozdzielny po dłuższym okresie pracy nie sprawdza się i nasi klienci pracujący na programach handlowo-magazynowych Subiekt nexo i programach księgowych takich jak Rewizor nexo i Rachmistrz nexo wracają do trybu wspólnego, tak aby księgowość miała pełną kontrolę nad generowanymi rozrachunkami. Niemniej jednak, często przy małych firmach, w których nie występuje zbyt dużo rozrachunków, a często użytkownicy programu handlowo-magazynowego Subiekt nexo muszą w pewien sposób upraszczać, niekoniecznie w pożądany sposób, rozliczanie rozrachunków, ich prowadzenie może okazać się skutecznym sposobem na rozwiązanie wielu problemów.

Inne funkcje rozrachunków wprowadzone w systemie Insert nexo

Dodatkowymi funkcjami w module rozrachunków, na jakich wprowadzenie zdecydował się Insert S.A., są między innymi funkcje pozwalające na zablokowanie lub odblokowanie możliwości rozliczania rozrachunków za pomocą operacji bankowych lub spłat, które nie są żadnym formalnym dokumentem, są tylko uproszczeniem w rozliczeniu rozrachunków.

Umożliwiono również aktywację funkcji pozwalającej na automatyczne rozliczanie rozrachunków dla korekt dokumentów sprzedaży, jak i dla korekt dokumentów zakupów. Oznacza to, że w przypadku wystawienia dokumentu korekty np. do dokumentu sprzedaży, który nie został opłacony, za rozliczenie jego części rozrachunku za pomocą faktury korygującej skutkuje pokazaniem w module rozrachunki rozrachunku wynikającego z faktury sprzedaży pomniejszonego o wartość korekty. Jednakowo działa funkcja automatycznego rozliczania dla korekt dokumentów zakupu.

Ostatnio bardzo ciekawą funkcjonalnością, o której warto wspomnieć, jest to, iż w programach nexo wprowadzono możliwość generowania rozrachunków w programach księgowych takich jak Rachmistrz nexo oraz Rewizor nexo z poziomu zapisów w ewidencjach VAT sprzedaży i zakupu. Taka funkcja nie była dostępna w linii programów księgowych GT dla Rachmistrza GT z powodu braku obsługi rozrachunków, a w przypadku Rewizora GT rozrachunki do zapisów ewidencjach VAT powstawały w momencie, gdy dokonywaliśmy automatycznej dekretacji takich zapisów. Generowanie rozrachunków z poziomu ewidencji VAT dla programów linii nexo, czyli Rachmistrza i Rewizora, możliwe jest również w wersji rozrachunków walutowych, gdyż programy linii nexo zostały rozbudowane o możliwość dokonywania zapisów w ewidencjach VAT bezpośrednio w oryginalnej walucie dokumentu.

Podsumowanie

Całość rozrachunków w programach linii nexo została bardzo rozbudowana w stosunku do linii GT i umożliwia użytkownikowi o wiele lepsze zarządzanie nimi, na przykład poprzez tworzenie własnych rodzajów rozrachunków oraz użycie funkcjonalności umożliwiających automatyczne rozliczanie dokumentów handlowych za pomocą korekt, co niejednokrotnie przyśpiesza pracę poprzez brak konieczności wprowadzania kompensat i rozliczania ręcznego tego typu rozrachunków. Wprowadzone zmiany i nowe funkcje, takie jak automatyczne rozliczanie różnic kursowych, tryby pracy rozrachunków czy możliwość generowania rozrachunków z poziomu ewidencji VAT, sprawiają, że system Insert nexo pro jest bardziej elastyczny i efektywny w zarządzaniu finansami firmy.