Rozrachunki w Rewizorze nexo PRO – przewodnik dla zabieganych księgowych
Kiedy pod koniec miesiąca licznik rozrachunków świeci się na czerwono,
a raporty wieku należności przypominają scenariusz do horroru,
większość biur rachunkowych szuka winy w oprogramowaniu.
Tymczasem – jak pokazuje praktyka – klucz do porządku leży w procedurach pracy,
a nie w samym systemie.
W tym artykule łączę kilkadziesiąt godzin audytu z konkretnymi przykładami,
by pokazać, skąd biorą się bałagany oraz jak – krok po kroku –
wyjść na finansową prostą bez przepisywania tysięcy dokumentów.
1. Najczęstsze symptomy bałaganu
Jeśli Twoje rozrachunki “krzyczą” o pomoc, najpewniej zaobserwujesz
co najmniej jeden z poniższych objawów:
- Duplikaty należności lub zobowiązań – ta sama faktura widnieje dwa, a czasem trzy razy: w bilansie otwarcia, w bieżącym okresie i jeszcze w wyciągu bankowym.
- Operacje WB bez powiązania z dekretem – analiza spójności wyrzuca kilkadziesiąt wierszy z komunikatem “brak dokumentu księgowego”, a saldo konta 131 przestaje się zgadzać z modułem bankowym.
- Pomieszany kierunek rozrachunków – konto 210, które powinno pilnować zobowiązań, nagle pokazuje należności (lub odwrotnie), a legenda kont Winien/Ma nie przystaje do rzeczywistości.
- Nierozliczone pozycje z poprzedniego roku – salda wiszą w wieku nieskończonym, bo w bilansie otwarcia zabrakło szczegółowego rozbicia na faktury.
Brzmi znajomo? Spokojnie – to nie jest koniec świata. W dalszej części
pokażę, skąd te problemy się biorą i jak je wygasić raz na zawsze.
2. Dlaczego te błędy w ogóle się pojawiają?
Najłatwiej powiedzieć: “system zrobił, system pomylił”.
Prawda jest bardziej prozaiczna – w 90 % przypadków
błąd zaczyna się w pośpiechu lub w “ręcznej” poprawce.
2.1 Edycja zaksięgowanego dekretu WB
Wyobraź sobie, że księgujesz wyciąg bankowy, a później odkrywasz,
że zamiast konta 210 powinno być 201.
Jedno kliknięcie w dekrecie i… rozrachunek, który powstał
podczas importu, nie wie o Twojej poprawce.
Od tej chwili mamy “sierotę” – zapis na koncie 131 nie ma pary w rozrachunkach.
2.2 Bilans otwarcia wpisany “na skróty”
Rok podatkowy goni, więc salda z Excela wpadają jednym zbiorczym
wierszem do BO. Problem w tym, że Rewizor nie łączy takiego
wiersza z konkretną fakturą.
Efekt? Te same pieniądze pojawiają się ponownie,
gdy importujesz historię faktur z poprzedniego systemu.
2.3 Konto rozrachunkowe z niepoprawnym typem
Czasem wystarczy jedno źle kliknięte pole w parametrach
konta 200/210 – i winny staje się dłużnikiem,
a dłużnik wierzycielem.
System sumiennie tworzy rozrachunki
“po złej stronie”, a Ty dowiadujesz się o tym dopiero wtedy,
gdy suma w bilansie przestaje się zgadzać z raportem rozrachunków.
3. Narzędzia wbudowane w Rewizora, które ratują życie
Zanim sięgniesz po SQL Management Studio,
sprawdź, co Już oferuje sam Rewizor.
- Analiza spójności – Twoje pierwsze lustro.
Pokaże dokumenty bez dekretów, dekret WB bez dokumentu,
a także “dangling links”, czyli rozrachunki bez pary. - Dodatkowe kolumny w oknie Rozrachunki –
gdy włączysz Dokument księgowy, Źródło
i Status powiązania, włos na głowie sam Ci podpowie,
gdzie grzebać dalej. - Operacja → “Dodaj na podstawie nierozliczonych” –
30 sekund i masz bilans otwarcia, który “rozumie” faktury. - Schematy dekretacji bankowej –
raz przygotowane, działają bez marudzenia, a Ty
zapominasz o ręcznym poprawianiu kont po importerze.
4. Plan czyszczenia – scenariusz gotowy do użycia
Poniższy scenariusz sprawdził się w praktyce u wielu klientów.
Działa, bo idzie od świeżego do starego i nie wymaga
heroicznym klonowania baz.
- Pełny backup – zawsze, zanim dotkniesz danych produkcyjnych.
- Plan kont – popraw typy kont 200/210 i przenieś do wszystkich lat.
- Schematy WB – skonfiguruj co najmniej 3:
spłata należności, spłata zobowiązań, opłaty bankowe. - Bieżący rok (2025) – tu testujesz procedurę; im mniej dokumentów, tym szybciej widać efekt.
- Duplikaty rozlicz dokumentem “Spłata” – data taka, jak na oryginalnym rozrachunku.
Jeśli masz setki pozycji, zrób grupową spłatę 31 grudnia. - Bilans otwarcia – generuj wyłącznie funkcją “na podstawie nierozliczonych”.
- Analiza spójności – po każdym etapie dążysz do zera ostrzeżeń.
- Powtórz dla 2024, 2023…
Uwaga: Jeśli trafisz na dekret WB,
który był już poprawiany ręcznie, wycofaj go,
zmień dane i zaksięguj ponownie – inaczej “sierota”
zostanie w bazie na zawsze.
5. Dobre praktyki na przyszłość
Porządek raz zrobiony trzeba utrzymać.
Oto zestaw nawyków, które realnie redukują
liczbę nocnych korekt przed wysyłką JPK‑ów:
- Zasada “źródło rządzi” – poprawiasz dokument, a system sam poprawi dekret.
- Dzienna dekretacja – bo tydzień backlogu to 5× większa szansa na pominięcie szczegółu.
- Kolory w oknie Rozrachunki – żółty dla dokumentów bez dekretu, czerwony dla długów >30 dni.
Paleta może być Twoim dashboardem. - Szablony opisów – prefiks
X_CLEANalboWB_FIX– cokolwiek,
by w sekundę odfiltrować historię czyszczeń. - Mini‑warsztaty kwartalne – 90 minut na bazie testowej potrafi zaoszczędzić
kilkanaście roboczogodzin realnej produkcji.
6. Prawdziwa historia (anonimowa)
Średniej wielkości spółka usługowa pod koniec 2024 r.
miała 1 542 duplikaty rozrachunków
i ponad 600 operacji WB bez dekretu.
Po wdrożeniu powyższej procedury:
- w 21 dni zeszli do zera duplikatów,
- czas zamknięcia miesiąca skrócił się z 11 do 5 dni,
- a zespół zaoszczędził około 40 roboczogodzin
na ręcznych korektach.
Co ciekawe, ani jednej linijki SQL‑a nie trzeba było pisać.
7. Jak mierzyć postęp – proste KPI
Bez liczb trudno udowodnić, że jest lepiej.
Poniżej cztery wskaźniki, które sprawdzą się w praktyce.
| Metryka | Cel kwartalny | Gdzie mierzyć? |
|---|---|---|
| Liczba ostrzeżeń w Analizie spójności | ≤ 5 | Raport systemowy |
| Duplikaty (“U” zamiast “P”) | 0 | Widok Rozrachunki |
| Operacje WB bez schematu | 0 | Log importu WB |
| Ręcznie poprawiane dekrety WB | < 1 % | Historia zmian |
8. Podsumowanie i następne kroki
Porządkowanie rozrachunków bywa mozolne, ale większość
przeszkód da się usunąć prostymi, powtarzalnymi czynnościami.
Jeśli opanujesz plan kont, schematy bankowe i kilka kliknięć
w Analizie spójności, system zacznie pracować z Tobą,
a nie przeciwko Tobie.
Powodzenia w sprzątaniu – różnica w komforcie pracy jest naprawdę zauważalna!
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Dlaczego w analizie spójności pojawia się komunikat „Brak powiązania z dekretem”?
Bo ktoś ręcznie zmienił konto lub kontrahenta w dekrecie WB już po jego zaksięgowaniu albo usunął powiązany dokument źródłowy. Cofnij dekret, popraw dane i zaksięguj ponownie.
2. Co zrobić, gdy mam podwójne rozrachunki do tej samej faktury?
Sprawdź, czy duplikat nie pochodzi z bilansu otwarcia. Jeśli tak, rozlicz jedną z pozycji dokumentem „Spłata” z datą odpowiadającą oryginalnemu okresowi.
3. Jak najszybciej wygenerować poprawny bilans otwarcia?
Użyj funkcji Operacje → Dodaj na podstawie nierozliczonych rozrachunków; system sam podciągnie salda i powiąże je z konkretnymi dokumentami.
4. Dlaczego konto 210 czasem pokazuje należności, a nie zobowiązania?
W parametrze konta ustawiono zły typ rozrachunku. Popraw go na „zobowiązania” i przenieś ustawienie do wszystkich lat obrotowych.
5. Czy można usuwać zaksięgowane wyciągi bankowe?
Usuwanie nie jest zalecane – lepiej je wycofać, nanieść poprawki i zaksięgować ponownie. Dzięki temu zachowujesz pełną historię i nie tworzysz „sierot”.
6. Jak zapobiec ręcznemu poprawianiu dekretów WB w przyszłości?
Przygotuj schematy dekretacji dopasowane do głównych typów operacji bankowych. Gdy importer przypisze konta automatycznie, księgowi nie będą musieli nic zmieniać.
7. Ile czasu potrzeba, żeby posprzątać jeden rok danych?
Przy dobrej organizacji – od kilku godzin (mała firma) do kilku dni (kilkanaście tysięcy dokumentów). Najwięcej czasu zajmuje identyfikacja duplikatów.
8. Czy warto pisać skrypty SQL do masowego czyszczenia rozrachunków?
Tylko w wyjątkowych sytuacjach. 90 % błędów naprawisz z poziomu Rewizora, a ręczne skrypty mogą obejść wewnętrzne mechanizmy kontroli i zepsuć historię.
9. Jak kontrolować, czy pracownicy używają opcji „Podłącz” zamiast „Utwórz”?
Włącz kolumnę Status w widoku Rozrachunki i ustaw formatowanie warunkowe: „U” na czerwono, „P” na zielono. Błędy będą widoczne od razu.
10. Co oznacza, że rozrachunek ma status „Sierota”?
Oznacza to, że widnieje w module Rozrachunki, ale nie ma odpowiadającego zapisu księgowego. Zazwyczaj powstaje po ręcznej edycji dekretu WB.
11. Jak wyświetlić tylko rozrachunki starsze niż 30 dni?
Użyj filtra zaawansowanego w kolumnie Termin płatności i ustaw warunek „mniejszy niż → dzisiejsza data minus 30”.
12. Czy mogę testować procedury czyszczenia bez ryzyka dla produkcji?
Tak – wykonaj kopię bazy na środowisko testowe lub utwórz backup i odtwórz go lokalnie. Dzięki temu spokojnie przećwiczysz procedurę przed pracą na danych firmowych.
