Porównanie Subiekta GT do Subiekta nexo pro na przykładzie modułu magazyn

Na wstępnie należy zaznaczyć, iż obie aplikacje zarówno Subiekt GT jak i Subiekt nexo pro są doskonałymi programami do prowadzenia gospodarki magazynowej doskonale obsługującymi wszelkie zagadnienia związane z obsługą magazynu za pomocą dokumentów takich jak:

• Przesunięcia między magazynowe,
• Wydania między magazynowe,
• Przyjęcia magazynowe,
• Inwentaryzacja,
• Rozchód wewnętrzny,
• Przychód wewnętrzny.

Ponadto w Subiekcie nexo pro wprowadzono możliwość generowania dokumentów wydań międzymagazynowych i przyjęć między magazynowych, które działają w nieco inny sposób niż zwykłe przesunięcia międzymagazynowe.

Wydania międzymagazynowe

Na przykładzie wydań magazynowych można powiedzieć, iż w obu programach zasady generowania tych dokumentów są bliźniaczo podobne. Oba programy zarówno Subiekt GT jak i Subiekt nexo pro wykonują zarówno:

• wydania zewnętrzne,
• wydania zewnętrzne z VAT,
• rozchody wewnętrzne,
• zachowując standardowo mechanizm zarządzania dostawami wg kolejki FIFO.

Z pewnych względów chcąc pominąć kolejkę FIFO w obu programach można tego dokonać za pomocą dodatkowych funkcji, które dla Subiekta GT są możliwe do wykonania po wykupieniu dodatku niebieski plus, natomiast dla Subiekta nexo pro są one standardowo wbudowane w program.

Mówimy tu o prostej funkcjonalności o nazwie rozbicie pozycji, która pozwala na wskazanie dowolnej z istniejących na naszym magazynie dostaw towarów dla wszystkich typów dokumentów wydań magazynowych.

Warto wspomnieć, iż obsługa magazynu w połączeniu z dokumentami handlowymi typu:

• Faktury sprzedaży,
• Paragony,
• Paragony imienne,

z Subiektem nexo pro została rozbudowana na duży plus w stosunku do Subiekta GT o możliwość wykonywania sprzedaży z kilku magazynów jednocześnie na jednym dokumencie co w efekcie końcowym powoduje wygenerowanie dokumentów wydania magazynowego na wielu magazynach jednocześnie.

W przypadku wydań magazynowych również na plus dla Subiekta nexo pro zmienione zostały sposoby wydruków, w których możemy zdefiniować sobie przed wydrukiem na przykład ceny na dokumencie oraz dokonać o wiele więcej zmian w wyglądzie wydruku niż w Subiekcie GT.

Tak jak wspominaliśmy wcześniej w Subiekcie nexo pro doszedł nowy typ dokumentów związany z przemieszczeniem towarów pomiędzy magazynami – dokument ten to wydanie między magazynowe.

Dokument ten różni się od zwykłego przesunięcia międzymagazynowego tym, iż w przypadku wykonania wydania międzymagazynowego towar nie zostanie automatycznie przeniesiony do magazynu docelowego, ale czeka na wygenerowanie z drugiej strony dokumentu przyjęcia międzymagazynowego. Jest możliwe stworzenie protokołu rozbieżności w przypadku stwierdzenia rozbieżności w deklarowanej ilości towaru przesuwanego między towarami. Protokół rozbieżności może być wykorzystany do dokonania zwrotu towaru w formie dokumentu na magazyn, z którego został wygenerowany dokument wydania międzymagazynowego.

Opisana powyżej sytuacja jest bardzo ważna dla firm, które posiadają wiele magazynów w różnych lokalizacjach. Niejednokrotnie dochodzi do zwykłych ludzkich pomyłek, które powodują rozbieżności w ilościach przesuwanych towarów.

Przyjęcia magazynowe

Tak jak w przypadku wydań magazynowych również przyjęcia magazynowe w obu programach pozwalają na wygenerowanie tych samych typów dokumentów takich jak:

• Przyjęcie zewnętrzne,
• Przyjęcie zewnętrzne z VAT,
• Przychód wewnętrzny.

Dodatkowo w Subiekcie nexo pro dokument przyjęcia międzymagazynowego na podstawie dokumentów „międzymagazynowych spodziewanych”, które to dokumenty stanowią osobny zbiór danych wyszczególnionych w interfejsie Subiekta nexo pro.

Można powiedzieć, że substytutem funkcjonalności dokumentów międzymagazynowych spodziewanych dla użytkowników Subiekta GT posiadających rozszerzenie o nazwie niebieski plus było wykonanie dokumentu przesunięcia międzymagazynowego bez wywoływania skutku magazynowego na magazynie docelowym.

Niemniej jednak taka sytuacja w Subiekci GT niejednokrotnie powodowała szereg problemów wywołanych przez nieodpowiedzialnych użytkowników, którzy potrafili na magazynie docelowym przygotowywać ręczne dokumenty przyjęcia międzymagazynowego w zupełnie innych ilościach towarów lub z innymi towarami. Niestety funkcjonalności tej używano w nieodpowiedni sposób, jak widać potrafiła przysporzyć dużo problemów, dlatego też producent zdecydował się na zrobienie dodatkowego mechanizmu i dodatkowych typów dokumentów takich jak wydania i przyjęcia międzymagazynowe na podstawie których można generować dokumenty rozbieżności.

Wielkim plusem dla Subiekta nexo pro jest sytuacja, w której również dokonując zakupu towarów w przypadku faktury zakupu którą przyjmujemy w jednym magazynie i jako dokument zapisujemy np. w magazynie głównym możemy dokonać podziału przyjmowanego towaru od razu do magazynów docelowych za pomocą wskazania magazynu na konkretnej pozycji dokumentu faktury zakupu.

Rozbicie pozycji na dokumencie zakupu na poszczególne magazyny spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentów przyjęcia zewnętrznego na konkretnych magazynach co jest dużym ułatwieniem redukującym ilość dokumentów które musimy wygenerować dodatkowo, między innymi przesunięć międzymagazynowych lub wydań międzymagazynowych.

Wspólną cechą obu programów jest możliwość generowania zbiorczych dokumentów faktur zakupu i zbiorczych faktur sprzedaży na podstawie wielu przyjęć magazynowych lub wielu wydań magazynowych. Ta funkcjonalność nie uległa zmianie i można korzystać z niej w obu programach. Różnica między powyższymi funkcjami polega na tym, że w przypadku Subiekt nexo pro zrezygnowano z typów dokumentu faktura zbiorcza sprzedaży lub zakupu. Dokumenty zbiorczo realizujemy naturalnie fakturą sprzedaży lub fakturą zakupu.

Inwentaryzacja w programach insert są:

W obydwu programach zarówno linii GT jak i nexo w module magazyn możliwa jest do wykonania inwentaryzacja. Dla obu programów dokonane zostały zmiany w nazewnictwie poszczególnych funkcji związanych z inwentaryzacją to znaczy dla Subiekta GT rozróżnialiśmy następujące dokumenty:

• Inwentaryzacja zbiorcza,
• Inwentaryzacja cząstkowa,
• Szybka inwentaryzacja – która najczęściej wykorzystywana była przy niewielkich bazach towarowych, gdzie klient mógł jednym ruchem wykonać inwentaryzację na kilkudziesięciu pozycjach towarowych.

Dla Subiekta nexo pro zostały wprowadzone przy module inwentaryzacji następujące typy dokumentów:

• Inwentaryzacja,
• Spisy inwentaryzacyjne.

Pomiędzy oboma programami istnieje pewnego rodzaju analogia wykonywaniu wyżej wymienionych dokumentów mianowicie dla Subiekta GT, aby wykonać inwentaryzację zbiorczą należałoby wykonać inwentaryzację cząstkowe, połączyć je, a następnie na podstawie inwentaryzacji zbiorczej wygenerować dokument inwentaryzacji cząstkowej oraz zawierającej towary pominięte.

Z Subiektem nexo pro mechanizm działa podobnie otóż możemy zrobić pojedynczy spis inwentaryzacyjny i dołączyć go do wcześniej utworzonego spisu. Możemy go dołączyć z poziomu dokumentu spisu inwentaryzacyjnego, a jego wpływ na dokument inwentaryzacji można zmienić za pomocą statusu pojedynczego wpisu. Na tym przykładzie widać już pierwszą różnicę, czyli z poziomu dokumentu inwentaryzacyjnego sami decydujemy do której inwentaryzacji (może być ich wiele) dołączyć pojedynczy dokument inwentaryzacji .

Kolejną bardzo dużą zmianą w obsłudze dokumentów inwentaryzacyjnych jest to, iż zrezygnowano z mechanizmu generowania dodatkowego spisu inwentaryzacyjnego zabierającego pominięte podczas inwentaryzacji pozycje na rzecz rozbudowy dokumentów inwentaryzacyjnych, a specjalne filtry umożliwiają wyświetlenie takich pozycji w kartotece towarowej które nie zostały ujęte na spisach, a których korekty stanów można dokonać bezpośrednio w dokumencie inwentaryzacji, co jest dużym udogodnieniem w stosunku do wersji GT.

Należy również wspomnieć, iż dla Subiekta nexo pro dodano standardowo obsługę kolektora danych wbudowaną w program. Niestety jednak jest to tylko jeden model kolektora danych którego producentem jest firma No Vitus z Nowego Sącza.

Obsługa innych urządzeń takich jak kolektory danych innych producentów nie tylko dla modułu inwentaryzacja, ale również dla modułów wydań magazynowych przyjęć magazynowych jak i bezpośrednio obsługi innych typów dokumentów handlowych jest możliwa dzięki rozwiązaniom autorskim producentów innych kolektorów. Rozwiązania obsługujące kolektory innych producentów należy nabyć  jako osobny moduł do komunikacji z Subiektem nexo pro, gdyż tak jak w przypadku Subiekt GT wymagana jest dodatkowa sfera Subiekt GT, umożliwiająca dodawanie dokumentów do systemu GT, a w przypadku Subiekta nexo pro obsługa sfery została wprowadzona bezpośrednio w program.

Podsumowując w różnicy między tymi dwoma programami, można dojrzeć logikę wykonywania oraz typów dokumentów, które możemy wykonać w obu programach, czy to w linii GT, czy w innych – mamy do czynienia z bardzo podobnymi dokumentami. Jeśli jednak przyjrzymy się bliżej rozwiązaniom zastosowanym w linii nexo, widać wyraźnie dużą rozbudowę funkcjonalności mającą ułatwić użytkownikowi zarządzanie magazynem zarówno od strony dokumentów wydań magazynowych i przyjęć magazynowych aż po dokonanie inwentaryzacji.