Rachmistrz Nexo Pro, a Rachmistrz GT porównanie na przykładzie ewidencji VAT

W przypadku programów obsługujących modele księgowości zwane Księgami Przychodów i Rozchodów, potocznie zwanych KPiR, czyli Rachmistrz nexo pro i Rachmistrz GT, ogólne zasady pracy na programach pozostają niezmienione. Oczywiście na pierwszy rzut oka możemy stwierdzić, że najbardziej widoczną zmianą w interfejsie, jak pisaliśmy w poprzednich artykułach, jest zmiana układu niektórych okien z menu pionowych  na poziome zakładki z kolej­nymi ewi­den­cjami doku­men­tów. Co oznaczają powyższe zmiany? Oznaczają, że dla Rach­mistrza nexo w odróż­nie­niu do Rach­mistrza GT zostały wpro­wa­dzone zmiany, na przy­kład w ewi­den­cji VAT sprze­daży kolejne zakładki, które pre­zen­tują doku­menty w uję­ciu można by powie­dzieć pod­sta­wo­wym, czyli:

• ewidencja vat sprzedaży dokumenty,
• ewidencja vat sprzedaży pozycji,
• ewidencja sprzedaży marży – która nie występowała wcześniej w Rachmistrzu GT,
• dokumenty zbiorcze,
• oraz szablony vat – moduł ten nie występował w Rachmistrzu GT.

Na przykładzie wyżej wymienionych zakładek wyraźnie widać, że rozbudowane zostały funkcje związane z dokonywaniem zapisów dokumentów sprzedaży i zakupu, ponieważ powyższe zakładki występują również z dokumentami w ewidencji VAT zakupu.

Szablony VAT

Warto wspomnieć, że moduł, który nie występował w Rachmistrzu GT, a mianowicie szablony VAT, jest dużą rewolucją w pracy dla programu Księga Przychodów i Rozchodów, ponieważ wprowadza stempel księgowy dla zapisu w ewidencji VAT. Pieczęć księgowa ma ułatwić użytkownikom przetwarzanie dokumentów sprzedaży i zakupu na podstawie szablonu. Szablon zawiera ustawienia dokumentu zapisane domyślnie w ewidencji VAT oraz sprzedaży, aby użytkownik nie był zmuszony za każdym razem ustawiać te same parametry.

W sza­blo­nach VAT jeste­śmy w sta­nie pre­de­fi­nio­wać mię­dzy innymi takie usta­wie­nia jak:

• miesiąc naliczenia,
• rejestr sprzedaży vat,
• transakcja VAT,
• waluta dokumentu,
• oraz para­me­try zwią­zane z nowymi obo­wiąz­kami watowy mi takimi jak pro­ce­dury JPK grupy asor­ty­mentu JPK i typy doku­men­tów JPK.

Są to jedynie niektóre z parametrów, które możemy predefi­nio­wać nie­mniej jed­nak są one naj­częściej zmie­niane przy fir­mie o zróż­ni­co­wa­nym stop­niu dzia­łal­no­ści ope­ra­cyj­nej w zakre­sie handlu.

Sprzedaż marża

Dużą zmianą jest wydzie­le­nie doku­men­tów w osob­nej w ewi­den­cji dla tak zwa­nej marży, dzięki której użyt­kow­nik pro­gramu może doko­ny­wać ewi­den­cji doku­men­tów zwią­za­nych z sprze­dażą VAT marża i w trak­cie tej ewi­den­cji doko­ny­wać powią­za­nia z zaku­pami VAT marża.

Ewi­den­cja VAT sprze­daży pozy­cje

Kolejną dużą zmianą pomię­dzy Rach­mistrzem GT, a Rachmistrzem nexo jest wyeks­po­no­wa­nie doku­men­tów, które posia­dają podzie­lony spo­sób odli­cze­nia. Przydatne jest to zwłaszcza przy ewi­den­cji VAT zakupu, gdzie czę­sto musimy doko­ny­wać podziału doku­mentu, na przy­kład zakupu paliwa dla samo­cho­dów oso­bo­wych na część zwią­zaną z odli­cze­niem i nie pod­le­ga­jącą odli­cze­niu.

Funk­cja ta bez wątpienia była widoczna i moż­liwa do wyko­na­nia w pro­gra­mie Rach­mistrz GT. Jed­nak tutaj pro­du­cent Insert SA dodał spe­cjalną ewi­den­cję w któ­rej możemy w łatwy spo­sób prze­fil­tro­wać sobie doku­menty, a zasadn9iczo ich pozy­cje według podziału na pozy­cje, które pod­le­gają cał­ko­wi­temu odli­cze­niu lub bez odli­cze­nia. Z pewnością w pro­gra­mie Rach­mistrz GT można było doko­nać zapisu w ewi­den­cji VAT, w któ­rym rów­nież dokony­wa­li­śmy podziału na część z peł­nym odli­cze­niem i bez odli­cze­nia. Mimo wszystko jeden widok do wszyst­kich doku­men­tów nie pozwa­lał na tak wygodną ope­ra­cję spraw­dze­nia i pod­su­mo­wa­nia kwot podatku VAT, który pod­lega peł­nemu odli­cze­niu, a który nie pod­lega odli­cze­niu.

• eksploatacja pojazdu,
• kwota brutto rachunku,
• w koszty – tutaj wskazujemy np. wartość 75% pojazd firmowy.

Możemy także bły­ska­wicz­nie wpro­wa­dzić doku­ment, w któ­rym pro­gram dokona sam odpo­wied­niego podziału kwoty brutto wyli­cza­jąc poda­tek VAT i war­tość netto nie pod­le­ga­jącą odli­cze­niu lub ina­czej nazy­waną bez odliczenia. Jednocześnie dokona wyli­cze­nia kosz­tów eks­plo­ata­cji, które w łatwy spo­sób za pomocą sche­matu dekre­ta­cji doku­mentu do Książki Przy­cho­dów i Roz­cho­dów możemy zade­kre­to­wać.

Śmiało możemy powie­dzieć, że wyżej wymie­niona funk­cja jest rewo­lu­cyj­nym roz­wią­za­niem przy­spie­sza­ją­cym pracę, jeżeli zależy nam na szyb­kim wpro­wa­dza­niu np. fak­tur za paliwo dla samo­cho­dów oso­bo­wych jak i innych również zwią­za­nych z eks­plo­ata­cją pojazdu.

Zmiany na widoku listy dokumentów

Nie należy zapo­mi­nać także o zupeł­nie nowych funk­cjach pro­gra­mów nexo, które umoż­li­wiają o wiele bar­dziej ela­styczne wyeks­po­no­wa­nie danych w for­mie dodat­ko­wych kolumn z infor­ma­cjami o doku­men­cie które pozwa­lają rów­nież być ujęte jako fil­try doku­men­tów co powo­duje, iż pro­gram nie wymaga tak dużej liczby zesta­wień i rapor­tów jak pro­gramy innych pro­du­cen­tów. Dla użyt­kow­nika pro­gramu który nabędzie pod­sta­wo­wych umie­jęt­no­ści w obsłu­dze zarówno Rach­mi­strza nexo jak i Rewi­zora nexo pro. Sko­rzy­sta­nie z tych funk­cjo­nal­no­ści pozwoli w połą­cze­niu między innymi z dodat­ko­wymi polami wła­snymi dla doku­men­tów, w któ­rych można dodat­kowo zdefinio­wać sobie moż­li­wość dopi­sy­wa­nia ilo­ści paliwa w litrach dla każ­dego rodzaju benzyny. Nie będzie też problemu z wycią­gnię­ciem pod­sta­wo­wych danych wyma­ga­nych nie­jed­no­krot­nie w zesta­wie­niach do insty­tu­cji związa­nych z ochroną śro­do­wi­ska jak ich GUS.

Dla prak­tycz­nie każ­dego widoku pro­gramu doko­nano też zmian w for­mie eks­portu zawar­to­ści widocz­nej listy doku­men­tów według wybra­nych przez nas fil­trów przez doda­nie funk­cji eks­portu tych danych bez­po­śred­nio do Excela bez koniecz­no­ści kopio­wa­nia zawar­to­ści listy i wkle­ja­nia jej do Excela jak to odby­wało się wcze­śniej w pro­gramach linii GT.

Cie­kawą zmianą inter­fejsową jest rów­nież doda­nie w dol­nej czę­ści okna każ­dej z ewi­den­cji moż­li­wo­ści pod­glą­da­nia zawar­to­ści doku­men­tów bez ich otwie­ra­nia. Użyt­kow­nik wybie­ra­jąc odpo­wied­nią zakładkę spo­śród dostępnych takich jak:

• Wizytówka,
• Zdarzenie,
• Szczegóły,
• Rozrachunek,
• Księgowość,
• Księgowość pozycje.

Ma możliwości podglądu zawar­tości doku­men­tów dosłow­nie prze­su­wa­jąc się po nich za pomocą strza­łek na kla­wia­tu­rze, które umoż­li­wiają poru­sza­nie się po liście doku­men­tów.

W związku z uru­cho­mie­niem takiej formy pod­glądu doko­nano bar­dzo dużej zmiany w zacho­wa­niu pro­gramu na uży­cie kla­wi­sza Enter. Mianowicie uży­cie kla­wi­sza Enter na danym doku­men­cie nie powo­duje otwar­cie dokumentu zarówno w pro­gra­mach Rach­mistrz nexo pro, Rewi­zor nexo pro i Subiekt nexo pro do edy­cji tylko w try­bie pod­glądu.

Ist­nieje oczy­wi­ście moż­li­wość uru­cho­mie­nia doku­mentu natych­miast do edy­cji przez odpo­wiedni kla­wisz funk­cyjny, który rów­nież jako skrót kla­wia­tu­rowy został prze­nie­siony z pro­gra­mów linii GT – jest to kla­wisz funk­cyjny F4. Można powie­dzieć, że ta funk­cja sta­nowi rów­nież swego rodzaju zabez­pie­cze­nie, gdyż oso­bi­ście nie­jed­no­krot­nie pra­cu­jąc na star­szych wer­sjach pro­gramu z linii GT zda­rzyło nam się wejść do doku­mentu za pomocą entera i odru­chowo zapi­sać go co powo­do­wało aktu­ali­za­cję zapi­sów w bazie danych. Przykładowo, gdy chcie­li­śmy zmie­nić dane kon­tra­henta, a jako wygodny użyt­kow­nik nie uru­cho­mi­li­śmy modułu zwią­za­nego z kon­tra­hentami tylko zro­bi­li­śmy to z poziomu ist­nie­ją­cego doku­mentu. Takie dzia­ła­nie miało nie­stety swoje kon­se­kwen­cje pole­ga­jące na doda­niu kolej­nego adresu histo­rycz­nego dla klienta i przy­pi­sa­niu go do sta­rego doku­mentu, co bar­dzo czę­sto było powo­dem zakłopotania u wielu naszych klien­tów, gdy zacho­dziła koniecz­ność wydru­ko­wa­nia dupli­katu doku­mentu dla kon­tra­henta który wysta­wia­li­śmy nawet kilka lat wcze­śniej, a kon­tra­hent ten posia­dał inne dane adresowe. Nie­wykonalne wtedy było wydru­ko­wa­nie dupli­katu doku­mentu zawie­ra­ją­cego stare dane adre­sowe, gdyż naszym wła­snym zacho­wa­niem dopro­wa­dzi­li­śmy do aktu­ali­za­cji tych danych adre­so­wych na sta­rym dokumen­cie.

Rozrachunki w Rachmistrzu nexo pro

Można powie­dzieć, że naj­więk­sza zmiana w sto­sunku do pro­gra­mów linii GT, a szcze­gól­nie Rach­mi­strza GT na korzyść Rach­mi­strza nexo pro jest wpro­wa­dze­nie moż­li­wo­ści pro­wa­dze­nia roz­ra­chun­ków zarówno pol­skich zło­tych jak i w innych walu­tach, w któ­rych przyj­mu­jemy doku­menty i je roz­li­czamy. W kwestii roz­li­czeń doku­men­tów walu­to­wych nali­cza­nie pro­gram nalicza róż­nicę kur­so­wą w celu zaksię­go­wa­nia ich jako koszty lub przy­chody.

Rozra­chunki w pro­gramie Rach­mistrz nexo pro są moż­liwe do wpro­wa­dze­nia na eta­pie wpro­wa­dza­nia doku­mentu do ewi­den­cji VAT jak i wpro­wa­dza­nia doku­mentu bez­po­śred­nio do księgi KPiR. Wpro­wa­dza­nie roz­ra­chunku w obu tych opcjach umoż­li­wia nam ope­ro­wa­nie na roz­ra­chun­kach zarówno dla klien­tów któ­rzy są podat­ni­kami VAT jak i nimi nie są oraz tych klien­tów któ­rzy są podat­ni­kami VAT pew­nego rodzaju kosztów nie objęte podat­kiem VAT.

Pod­su­mo­wu­jąc sze­reg ele­men­tów wpro­wa­dzo­nych w pro­gramie Rach­mistrz nexo pro – wymie­nio­nych powy­żej oraz tych któ­rych nie wymie­ni­li­śmy – od strony ewi­den­cji VAT zakupu zde­cy­do­wa­nie sta­wia ten pro­gram jako god­nego następcę star­szej wer­sji czyli Rach­mistrz GT, który na pewno pod­czas pracy spraw­dzi się zarówno w małych fir­mach jak i dużych które nie prze­kro­czyły odpo­wied­nich limi­tów, aby pra­co­wać na pro­gramach obsługujących pełne księgi takich jak Rewi­zor GT.