Analiza Spójności Rozrachunków w Rewizor Nexo Pro – Klucz do Poprawności Finansowej
Wprowadzenie
W świecie księgowości precyzja i spójność danych to fundament prawidłowego funkcjonowania firmy. Jednym z najważniejszych, a często pomijanych narzędzi weryfikacji w systemie Rewizor Nexo Pro jest raport Analiza Spójności Rozrachunków. Jest to wyjątkowe narzędzie, które zasługuje na szczególną uwagę, ponieważ kontroluje zgodność zapisów na kontach księgowych z rozrachunkami powstającymi w systemie.
Użytkownicy poprzednich wersji programu Rewizor GT mogą pamiętać to zestawienie pod nazwą „Spójność rozrachunków z ewidencją księgową” – funkcjonalność jest analogiczna, jednak w Nexo Pro zyskała nowe możliwości i jeszcze większe znaczenie dla codziennej pracy księgowego.
W tym artykule omówimy szczegółowo, dlaczego analiza spójności rozrachunków jest tak ważna, jakie błędy może wykryć oraz jak efektywnie z niej korzystać, aby utrzymać porządek w księgach.
Czym jest Analiza Spójności Rozrachunków?
Analiza Spójności Rozrachunków to raport, który porównuje wszystkie zapisy na kontach księgowych mających włączoną funkcję rozrachunków z modułem rozrachunków. Mówiąc prościej, sprawdza, czy wszystkie rozrachunki z modułu rozrachunków mają pokrycie w zapisach na kontach lub czy są prawidłowo powiązane z tymi zapisami.
Szczególnie ważne jest to w przypadku, gdy:
- Wprowadzamy faktury zakupu poprzez dekrety księgowe
- Importujemy dokumenty z programów handlowych
- Rozliczamy dokumenty operacjami kasowymi lub bankowymi
- Korzystamy z funkcji „spłaty” do rozliczania rozrachunków
System weryfikuje, czy wszystkie te operacje zostały prawidłowo odzwierciedlone zarówno w rozrachunkach, jak i na odpowiednich kontach księgowych.
Kiedy wykonywać Analizę Spójności Rozrachunków?
Optymalnym momentem do wykonania analizy jest zakończenie okresu księgowego. Przez „zakończenie” rozumiemy wykonanie wszystkich czynności księgowych, w tym:
- Zadekretowanie wszystkich dokumentów handlowych
- Wprowadzenie wszystkich dokumentów kosztowych tworzących rozrachunki
- Zadekretowanie raportów kasowych i operacji bankowych
- Rozliczenie wszystkich rozrachunków
Najlepiej przeprowadzać analizę po rozliczeniu podatków za poprzedni miesiąc (zwykle po 25. dniu miesiąca), gdy księgowi mają czas na zajęcie się rozrachunkami. Jest to moment, gdy możemy mówić o nieformalnym „zamknięciu” miesiąca – wszystko zostało zadekretowane i rozliczone.
Typowe Błędy Wykrywane przez Analizę Spójności Rozrachunków
Przyjrzyjmy się najczęstszym problemom, które można wykryć dzięki temu raportowi:
1. Niezadekretowane dokumenty rozliczające
Jeden z najczęstszych błędów występuje, gdy rozliczamy rozrachunki operacjami kasowymi lub bankowymi, ale nie dekretujemy tych operacji. W analizie spójności zobaczysz wtedy komunikat „Niezadekretowane dokumenty rozliczające”.
Przykład: Rozliczamy fakturę zakupu operacją kasową (wypłatą), ale nie dekretujemy tego dokumentu kasowego. System rozrachunków zawiera informację o rozliczeniu, ale na kontach księgowych nie ma odpowiedniego zapisu.
Rozwiązanie: Należy zadekretować dokument kasowy lub bankowy, który rozliczył rozrachunek. Po zadekretowaniu problem powinien zniknąć z analizy spójności.
2. Problemy z rozliczeniami walutowymi
Przy rozliczaniu dokumentów walutowych mogą pojawić się informacje o „Nienaliczonych różnicach kursowych”. Występuje to, gdy rozliczamy dokumenty walutowe z różnymi kursami.
Przykład: Rozliczamy fakturę zakupu w EUR operacją bankową, przy czym kurs waluty w dniu wystawienia faktury różni się od kursu w dniu dokonania płatności.
Rozwiązanie: Należy wykonać funkcję „Rozliczanie różnic kursowych od rozrachunków”, aby system prawidłowo naliczył i zadekretował różnice kursowe.
3. Nieprawidłowe konto przy dekretacji dokumentów rozliczających
Często zdarza się, że podczas dekretacji operacji bankowych lub kasowych system próbuje użyć niewłaściwego konta rozrachunkowego.
Przykład: Mamy wpłatę bankową, która rozlicza korektę zmniejszającą zobowiązanie. System domyślnie próbuje zadekretować to na konto 201 (Rozrachunki z odbiorcami), podczas gdy powinno to być konto 202 (Rozrachunki z dostawcami).
Rozwiązanie: Podczas dekretacji należy zmienić konto na właściwe, a następnie w oknie „Istnieją rozrachunki, które można podłączyć” wybrać odpowiedni rozrachunek zamiast zamykać to okno. Alternatywnie, można skonfigurować schemat dekretacji używając opcji „Wyznacz na podstawie rozliczeń”.
4. Problemy z funkcją „Rozlicz spłatą”
Używanie funkcji „Rozlicz spłatą” może prowadzić do niespójności, ponieważ tworzy rozliczenie bez dokumentu księgowego.
Przykład: Rozliczamy korektę faktury zakupu używając opcji „Rozlicz spłatą”. W analizie spójności pojawia się informacja o niezadekretowanych dokumentach rozliczających, ponieważ spłata nie tworzy żadnego dokumentu księgowego.
Rozwiązanie: Zamiast używać funkcji „Rozlicz spłatą”, lepiej tworzyć rzeczywiste dokumenty kasowe lub bankowe, które będą odzwierciedlały faktyczne przepływy finansowe i można je będzie zadekretować.
Jak efektywnie korzystać z Analizy Spójności Rozrachunków?
Krok 1: Uruchomienie analizy
Aby uruchomić analizę, należy w systemie Rewizor Nexo Pro wejść do sekcji raportów i wybrać „Analiza spójności rozrachunków”. Następnie określamy okres, za który chcemy wykonać analizę – zazwyczaj poprzedni, zamknięty miesiąc.
Krok 2: Interpretacja wyników
Po uruchomieniu analizy możemy otrzymać następujące informacje:
- Niezadekretowane dokumenty rozliczające – oznacza, że istnieją rozliczenia rozrachunków, które nie mają odzwierciedlenia w zapisach na kontach księgowych
- Nienaliczone różnice kursowe – wskazuje, że należy wykonać naliczenie różnic kursowych od rozrachunków
- Niepodłączone rozrachunki do dekretu – sygnalizuje, że istnieją zapisy na kontach rozrachunkowych, które nie są powiązane z konkretnym rozrachunkiem
Krok 3: Szczegółowa analiza problemów
Klikając prawym przyciskiem myszy na daną pozycję w raporcie i wybierając opcję „Pokaż”, możemy zobaczyć szczegóły problematycznego dokumentu. Dzięki temu łatwiej zidentyfikujemy, co dokładnie wymaga korekty.
Krok 4: Naprawa wykrytych błędów
W zależności od rodzaju błędu, możemy:
- Zadekretować niezadekretowane dokumenty
- Wykonać naliczenie różnic kursowych
- Podłączyć rozrachunki do odpowiednich dekretów
- Usunąć nieprawidłowe spłaty i zastąpić je właściwymi dokumentami
Krok 5: Ponowna weryfikacja
Po wprowadzeniu poprawek należy ponownie uruchomić analizę (F5), aby upewnić się, że wszystkie problemy zostały rozwiązane.
Optymalizacja pracy z rozrachunkami
Aby uniknąć problemów z rozrachunkami w przyszłości, warto zastosować kilka dobrych praktyk:
1. Konfiguracja schematów dekretacji
Dla operacji bankowych i kasowych rozliczających rozrachunki zaleca się używanie opcji „Wyznacz na podstawie rozliczeń” w schematach dekretacji. Dzięki temu system automatycznie wybierze właściwe konto na podstawie już istniejącego rozliczenia.
Uwaga: Ta metoda działa dobrze, gdy operacja rozlicza rozrachunki z jednego konta. Jeśli rozliczamy rozrachunki z różnych kont (np. 201 i 202) jedną operacją, mogą pojawić się problemy.
2. Ostrożne korzystanie z funkcji „Rozlicz spłatą”
Funkcja „Rozlicz spłatą” powinna być używana z dużą ostrożnością, najlepiej tylko w wyjątkowych sytuacjach. Lepiej tworzyć rzeczywiste dokumenty kasowe lub bankowe, które odzwierciedlają faktyczne przepływy finansowe.
3. Regularne wykonywanie analizy spójności
Zaleca się wykonywanie analizy spójności rozrachunków po zamknięciu każdego miesiąca księgowego oraz przed sporządzeniem sprawozdań finansowych. Pozwoli to na szybkie wykrycie i naprawę ewentualnych błędów.
Podsumowanie
Analiza Spójności Rozrachunków w systemie Rewizor Nexo Pro to potężne narzędzie, które pomaga utrzymać porządek w księgowości firmy. Regularne wykonywanie tej analizy pozwala wykryć i naprawić błędy, które mogłyby prowadzić do niezgodności między rozrachunkami a zapisami na kontach księgowych.
Pamiętajmy, że:
- Narzędzie to porównuje zapisy na kontach z modułem rozrachunków
- Najczęstsze problemy to niezadekretowane dokumenty, nienaliczone różnice kursowe i nieprawidłowe użycie funkcji „spłaty”
- Optymalnym momentem do przeprowadzenia analizy jest zakończenie prac księgowych za dany miesiąc
- Właściwa konfiguracja schematów dekretacji może zapobiec wielu problemom
- Należy ostrożnie korzystać z funkcji „Rozlicz spłatą”
Stosując się do powyższych wskazówek, możemy znacząco zwiększyć jakość i spójność danych w systemie księgowym, co przekłada się na dokładniejsze raporty finansowe i łatwiejsze zamknięcie roku obrotowego.
Czy korzystasz już regularnie z Analizy Spójności Rozrachunków? Jakie problemy pomogła Ci wykryć? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach!
