Wzrost zainteresowania nowymi technologiami, walka o konkurencyjność i potrzeba zwiększenia efektywności – to czynniki stojące za rosnącą popularnością OCR. Skanowanie faktur zamiast ręcznego wprowadzania danych to obecnie coraz częstszy model pracy w biurach rachunkowych oraz firmach. Znacząco oszczędza czas, pozwalając na skupieniu się na pracy z danymi, a nie ich przepisywaniu do programów.
Z tego artykułu dowiesz się:
- O co chodzi ze skanowaniem faktur w księgowości?
- Czy automatyczna kategoryzacja naprawdę jest szybsza od ręcznego dekretowania dokumentów?
- Jak import dokumentów do programu księgowego może ułatwić pracę?
- Czy z elektronicznego archiwum dokumentów rzeczywiście warto korzystać?
Skanowanie faktur zamiast ręcznego wprowadzania dokumentów
Mechanizm OCR (optical character recognition) jest znany od dawna. Jest to rozpoznawanie znaków (litery, cyfry) w plikach graficznych i konwertowanie ich na pliki tekstowe. Jednak zastosowanie OCR w księgowości to nie tylko zmiana pliku PDF na TXT.
Kluczowe w skanowaniu faktur i odczytywaniu danych są algorytmy, dzięki którym zamiast faktury przetworzonej na tekst, użytkownik otrzymuje formatkę z tymi danymi z faktury, które są mu potrzebne do wprowadzenia do programu księgowego. Tak właśnie działa Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART. Nad algorytmami rozpoznającymi faktury pracujemy cały czas, dzięki temu skuteczność odczytu to ponad 95%.
To jednak nie wszystko. Skanowanie faktur to pierwszy etap pracy – ten, który pozwala później na pracę z dokumentami w formie elektronicznej.
Zweryfikuj, nadaj kategorie i gotowe!
Na samym początku wystarczył odczyt dany i ich przeniesienie do programu księgowego. Jednak z czasem, coraz więcej Użytkowników wolało na etapie SaldeoSMART nie tylko weryfikować, lecz także kategoryzować dane. Różne statusy dokumentów pozwalają rozpoznać, na jakim jest on etapie – czy był już zweryfikowany, a może jest zatwierdzony i wyeksportowany do programu księgowego. W sytuacji, gdy w firmie za różne etapy pracy z dokumentem są odpowiedzialne różne osoby, jest to duże ułatwienie i zrównoleglenie pracy.
Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART uczy się kategorii i opisów nadawanych przez Użytkowników, więc z czasem wiele informacji jest przez program podpowiadanych. Rolą Użytkownika jest sprawdzanie tego i akceptowanie. Ten mechanizm przyspiesza pracę z programem i ułatwia opisywanie dokumentów księgowych.
SaldeoSMART posiada także dodatkową funkcję – Wymiary, które pozwalają na jeszcze lepsze opisywanie dokumentów. Wymiary również są wykorzystywane w integracjach z programami księgowymi, o czym więcej w poniższym akapicie.
Import dokumentów w programie księgowym
Przygotowane w SaldeoSMART dokumenty są eksportowane do programu księgowego. Eksportowane są nie tylko suche dane z faktury, lecz przede wszystkim kompletnie opisane dokumenty. W tym celu w SaldeoSMART wykorzystywane są różne parametry (kategorie, rejestry, opis, wymiary), które na etapie wdrożenia konfigurowane są zgodnie z możliwościami danej integracji z programem księgowym.
Ten etap w dużej mierze zależy właśnie od programu, gdyż wymiana danych SaldeoSMART – program księgowy może odbywać się przez plik lub automatycznie. SaldeoSMART posiada ponad 30 integracji z programami księgowymi i systemami ERP, które umożliwiają przenoszenie kompletu danych – z kategoriami, nadanymi kontami księgowymi czy schematami – tak, jak wymaga tego dany program. Wśród dodatków wyróżniamy m.in.:
- dodatki integracyjne przygotowane bezpośrednio przez producentów programów księgowych (KSP Logotech, AP Ramzes),
- dodatki integracyjne Partnerów SaldeoSMART (Comarch ERP Optima, enova, Symfonia),
- integracje opracowane przez Zespół SaldeoSMART (Raks SQL, Insert, Wapro).
Co więcej, w każdym momencie pracy, dla dokumentów zaimportowanych z SaldeoSMART, Użytkownik może zobaczyć ich podgląd bezpośrednio z programu księgowego.
Elektroniczne archiwum dokumentów z podglądem faktur
Elektroniczne archiwum dokumentów to funkcja, która bardzo często jest niedoceniana przez użytkowników. To błąd! Dostęp online do dokumentów to oszczędność czasu i pieniędzy. Odszukanie dokumentu w elektronicznym archiwum jest szybsze niż przeszukiwanie teczek i segregatorów – ułatwia to wyszukiwanie po wielu parametrach, takich jak kontrahent, wartości z faktury czy elementy opisu. Co więcej – do takiego dokumentu można zajrzeć zawsze, potrzebny jest tylko dostęp do Internetu oraz komputera/ tabletu/ telefonu. Do dokumentu w wersji elektronicznej może mieć dostęp kilka osób – nie trzeba takiego dokumentu kserować kilka razy, niepotrzebnie zużywając duże ilości papieru.
Wybór pracy z dokumentami w wersji elektronicznej to także jedno z najpopularniejszych działań proekologicznych, łatwych we wdrożeniu i dostępnych dla każdej firmy, która chce być przyjazna środowisku.
