Porządkuje i ułatwia pracę zarówno księgowym, jak i całej firmie – oto dwie najważniejsze przyczyny, dla których warto stworzyć przejrzystą politykę rachunkowości. Kto powinien sporządzić taki dokument oraz jakie informacje koniecznie należy w niej umieścić?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. organizacje powinny przygotować własną politykę rachunkowości, która nie tylko będzie zgodna z literą prawa, ale także dopasowana do potrzeb danej działalności gospodarczej.
Dokument musi jasno określać zasady finansowe, zgodnie z którymi przedsiębiorstwo prowadzi księgi rachunkowe. Powinien być dokładny i rzetelny, ponieważ będzie nieodzowny w razie zewnętrznej kontroli. Jeśli pojawi się taka potrzeba, politykę rachunkowości można rozwijać i aktualizować, np. aneksując wszelkie zmiany.
Kto ma obowiązek ją sporządzić?
Jednostki mające swoją siedzibę bądź miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski:
- Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz cywilne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
- Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro,
- Jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o funduszach inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, bez względu na wielkość przychodów,
- Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w punktach 1 i 2.
Niezbędne elementy polityki rachunkowości
W dokumencie powinny znaleźć się:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, do czego zaliczamy:
- zakładowy plan kont,
- wykaz ksiąg rachunkowych – przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera trzeba dodać także wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji,
- opis systemu przetwarzania danych,
- informacje o systemie służącym ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Rok obrotowy
To rok kalendarzowy bądź inny okres trwający 12 kolejnych, pełnych miesięcy kalendarzowych. Określa go statut lub umowa, na podstawie której utworzono daną firmę.
Okres sprawozdawczy
Po jego upływie sporządzamy sprawozdanie finansowe lub inne sprawozdania i przygotowujemy je na podstawie ksiąg rachunkowych. Może to być miesiąc, kwartał, półrocze bądź rok.
Metody wyceny aktywów i pasywów
Ich wyceny dokonuje się w dniu, w którym sporządzamy sprawozdanie finansowe. Zwykle jest to 31 grudnia, a zatem sporządza się ją przynajmniej raz w roku. Firma musi wybrać własną metodę wyceny, zgodną z informacjami umieszczonymi w 4. rozdziale ustawy o rachunkowości.
Znajduje się tam kilka sposobów wyceny, dlatego zastanówmy się, który z nich będzie najbardziej odpowiedni, a następnie stosujmy go konsekwentnie.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe obejmują zapisy księgowe, obroty, salda, czyli dziennik, księgę główną oraz pomocnicze.
System służący ochronie danych
Ochronie podlegają:
- zatwierdzona przez przedsiębiorstwo polityka rachunkowości,
- księgi rachunkowe,
- dowody księgowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe.
Wszystkie te elementy powinniśmy odpowiednio przechowywać oraz chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem lub nieuprawnionym rozpowszechnianiem. W polityce rachunkowości należy również umieścić informację o okresach przechowywania dokumentacji księgowej. Wszystkie zatwierdzone sprawozdania roczne magazynujemy przez cały czas, natomiast pozostałe dokumenty zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi.
Gdy polityka rachunkowości jest już gotowa, trzeba jeszcze wskazać osobę odpowiedzialną za przestrzeganie zapisanych w niej procedur. Jeśli w przyszłości będą potrzebne zmiany, warto umieścić je w aneksie podpisanym przez uprawnione osoby z organizacji.
Dobrze przygotowana polityka rachunkowości z pewnością ułatwi pracę, dlatego zadbajmy o to, aby była rzetelnym odzwierciedleniem działań firmy. Z pewnością okaże się też nieocenioną pomocą podczas sporządzania sprawozdań finansowych.
