Firma, która dużo kupuje (i nie płaci gotówką) wie, jak uciążliwe potrafi być robienie przelewów za faktury. A także ile czasu ta czynność może zajmować. Generowanie przelewów w SaldeoSMART znacznie to upraszcza. Import przelewów w bankowości pozwala w ciągu kilku minut wykonać nawet kilkadziesiąt przelewów, bez konieczności ręcznego wklepywania danych.
Generowanie elektronicznych przelewów w SaldeoSMART
Jest to jedna z funkcji dostępnych w Pakietach Odczytywanie Dokumentów, Obieg Dokumentów, Moja Firma czy Moja Firma PLUS, które zostały przygotowane z myślą o firmach. Pozwala na szybkie i wygodne przygotowanie poleceń zapłaty za faktury zakupowe i towarowe dla bankowości elektronicznej. Elektroniczne przelewy są przygotowywane w oparciu o dane z dokumentów widoczne na liście dokumentów w SaldeoSMART.
Aby móc wygenerować plik z przelewami należy w Ustawieniach Firmy uzupełnić dane konta bankowego, z którego będą robione przelewy. Można oczywiście wskazać kilka kont, np. w przypadku gdy firma posiada wiele rachunków bankowych. Przelewy z SaldeoSMART generowane są w formacie Elixir 0 (kodowanie plików CP 852) lub formatach Santander, Alior Bank i City Handlowy. Odpowiedni format/ formaty przelewów włączane są po stronie Panelu Księgowego. Generowanie przelewów uwzględnia także procedurę split payment, czyli podzielonej płatności.
Aby zlecić przelewy należy zalogować się do bankowości elektronicznej i zgodnie z procedurą w danym banku zaimportować plik pobrany wcześniej z SaldeoSMART. Jeśli ktoś robi to po raz pierwszy może skorzystać z krótkiej instrukcji, która znajduje się obok przycisku „Pobierz przelewy”. Są tam zawarte wskazówki dotyczące importu przelewów w najczęściej wykorzystywanych bankach.
Import przelewów w banku
Import przelewów jest możliwy tylko dla kont firmowych, konta indywidualne nie posiadają takiej opcji. Warto to wziąć pod uwagę wybierając, czy w działalności wykorzystywane jest konto założone dla firmy czy konto prywatne.
Aby móc zaimportować paczkę z elektronicznymi przelewami należy pobrać odpowiedni plik z SaldeoSMART. W tym celu wyszukuje się dokumenty na Liście Dokumentów (np. korzystając z filtrów, w tym filtru „Zapłata”). Ważne jest, aby wybrać właściwe konto bankowe, z którego będą realizowane płatności oraz format, według którego ma zostać przygotowany plik. Nie można w jednej paczce pobrać przelewów, które mają być zaimportowane do różnych kont bankowych (np. we wspomnianej wcześniej sytuacji z różnymi kontami firmowymi). Dużym ułatwieniem jest to, że dla tego samego kontrahenta przelewy można łączyć (opcja “Połącz płatności”). Zamiast wielu przelewów dla każdej faktury osobno, jest tylko jeden – zbiorczy. Pozwala to oszczędzić koszty przelewów, w sytuacji gdy obsługujący nas bank pobiera opłaty za każdą pojedynczą transakcję. Nie dotyczy to jednak przelewów ze split payment, które muszą być realizowane pojedynczo.
Jak wygenerować przelew krok po kroku
- Wybierz i zaznacz odpowiednie dokumenty na liście (jeden lub kilka), a następnie kliknij przycisk nad listą „Pobierz przelewy”.
- Na formatce należy wskazać konto, z którego będą realizowane przelewy (domyślnie podpowiadane jest główne konto).
- Warto także pamiętać o wyborze daty płatności dla faktur. Można ją wskazać dla wszystkich faktur lub tylko dla tych, bez terminu płatności.
- Należy wybrać format przelewu spośród 4 obsługiwanych przez SaldeoSMART (Elixir 0, Santander, Alior Bank i City Handlowy).
- Kolejnym krokiem jest decyzja, czy przelew generujemy z zastosowaniem metody podzielonej płatności. Przelewy ze split payment uwzględniają wskazanie na dokumencie kwoty zatrzymanej (za pomocą wymiaru predefiniowanego).
- Dla przelewów zwykłych, NIE będących płatnościami split payment może wybrać opcję “Weryfikacja białej listy przez bank” (TAK/ NIE). Wtedy po zaznaczeniu TAK w opisie przelewu przekazywany jest numeru NIP kontrahenta w celu sprawdzenia Białej listy z poziomu systemu bankowego.
- Jeśli wszystkie dane w dokumentach są poprawne, można wygenerować plik z przelewami. W przypadku jakiegoś błędu, w kolumnie Uwagi pojawi się na czerwono informacja “Przelew niemożliwy”.
Korzyści funkcji
Oczywiście czas. Pobieranie przelewów z SaldeoSMART i ich import w bankowości elektronicznej jest znacznie szybsze niż ręczne wprowadzanie każdego przelewu osobno, czy przy pomocy jakichś schematów. Należy jednak pamiętać o eliminacji ryzyka pomyłki w przelewie – paczka przelewów jest generowana na podstawie danych z dokumentów. Warto także wspomnieć o wygodzie i komforcie pracy pracowników, którzy są odpowiedzialni za realizowanie płatności. Narzędzia wspomagające prace znacznie je podnoszą, w myśl działań Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR) w obszarze stosunków pracy (zgodnie z normą ISO 26000).
