Jeszcze kilkanaście lat temu praca z domu kojarzyła się jedynie z nisko opłacanym chałupnictwem. Dziś decyduje się na to coraz więcej osób z różnych branż – IT, marketingu, sprzedaży. Zdalnie można pracować również w biurze rachunkowym – wystarczy zadbać o odpowiednie oprogramowanie. Jakie konkretnie?
Praca zdalna ma wiele plusów. Przede wszystkim nie tracimy czasu na dojazdy do biura i stanie w korkach. Jeśli mamy problemy z poruszaniem się czy po prostu wolimy pracować w domu praca zdalna to idealne rozwiązanie. Zaoszczędzony czas to w skali całego roku naprawdę wiele godzin. Dla pracodawcy to też oszczędność – pracownik nie zajmuje miejsca w biurze (można zatem wynająć mniejszą przestrzeń), nie pije firmowej kawy czy herbaty, nie plotkuje w czasie pracy z kolegami. Za granicą niektóre firmy (i to spore, odnoszące sukcesy – takie jak Basecamp czy Nozbe) w całości pracują zdalnie (czyli ani jeden ich pracownik nie przebywa na stałe w biurze, którego po prostu… nie ma – jest tylko adres pocztowy firmy). Księgowość na pierwszy rzut oka wydaje się branżą, w której praca home office jest niemożliwa, pokażemy, że jednak jest inaczej.
Praca zdalna w księgowości
Biuro rachunkowe, korzystając z odpowiedniego oprogramowania, może umożliwić swoim pracownikom pracę w systemie home office (czyli z domu) i zachować identyczną (a nawet większą) produktywność, niż pracując wyłącznie stacjonarnie w biurze. Dla właściciela biura rachunkowego zatrudnianie księgowych na zasadach home office to potencjalnie także oszczędność w procesach rekrutacji. Łatwiej znaleźć pracownika, mając do dyspozycji cały kraj, a nie tylko wybrany region. To także otwarcie się na różne grupy pracowników, które z różnych powodów preferują pracę z domu.
Księgowość w wersji home office – jakie oprogramowanie jest niezbędne?
Aby praca w trybie home office była możliwa, konieczne jest wyposażenie pracowników w:
- wykorzystywany w firmie program księgowy;
- pakiet programów biurowych (np.: Open Office bądź MS Office);
- bezpieczne połączenie VPN – umożliwia ono połączenie między dwoma punktami (np.: komputerem pracownika pracującym zdalnie a serwerem firmy) – połączenie jest szyfrowane w taki sposób, że jego poziom bezpieczeństwa jest identyczny jak w przypadku łącza fizycznego. Dzięki VPN-owi i szyfrowaniu danych pracownik nawet łącząc się z niezabezpieczonej sieci – np. w kawiarni – nie naraża danych klientów;
- oprogramowanie umożliwiające skanowanie i archiwizowanie dokumentów – takie jak SaldeoSMART. Za pomocą takiego oprogramowania księgowy jest uniezależniony od fizycznych wersji dokumentów klienta. Co więcej, przekazywanie dokumentów bezpośrednio przez program jest bezpieczną formą komunikacji na linii księgowy – firma.
W programie SaldeoSMART księgowy widzi zarówno wersję elektroniczną dokumentu odczytaną przez system za pomocą OCR-u, jak i podgląd dokumentu (zdjęcie). Może zweryfikować dokument, a następnie na nim pracować. Dokumenty fizyczne mogą być archiwizowane później w biurze lub w siedzibie firmy. Każdy pracujący zdalnie księgowy ma stały, 24-godzinny dostęp do całego archiwum dokumentów. Klient może dodawać dokumenty do program przez swoje konto dostępowe. Ma do wyboru kilka opcji dodawania plików, w zależności z tego jaka forma jest dla niego wygodniejsza.
Prowadzenie księgowości w systemie home office jest możliwe przede wszystkim dlatego, że oprogramowanie takie jak SaldeoSMART uwalnia księgowego od konieczności pracowania na papierowej wersji dokumentu. A jeśli nie trzeba mieć kontaktu z wersją papierową, to prace na wersji elektronicznej można przeprowadzić praktycznie z każdego miejsca.
