Praca zdalna i home office to obecnie bardzo modne tematy. Mamy jednak z nimi do czynienia od bardzo dawna, gdyż SaldeoSMART od samego początku umożliwiało księgowym i przedsiębiorcom komunikację i przesyłanie informacji oraz dokumentów online. Przekazywanie faktur do księgowego przez SaldeoSMART to jedna z podstawowych funkcji, która działa już prawie 10 lat – tak długo jak sam program. W tym artykule podpowiemy, dlaczego warto przesyłać dokumenty do księgowych online i co zyskuje w ten sposób przedsiębiorca.
Bezpieczeństwo i wygodna
Przesyłanie dokumentów mailowo, choć jest formą online, nie jest idealne. Niestety, przy dużej ilości korespondencji mailowe łatwo przeoczyć wiadomość, niekiedy z nieznanych przyczyn zostanie ona zakwalifikowana jako SPAM i odbiorca może nigdy jej nie zobaczyć lub przez przypadek ją usunie. Jeśli załącznik jest w mailu, w którym piszemy/ pytamy o inne tematy, także bardzo łatwo go przeoczyć. Przyczyn gubienia się dokumentów przesyłanych mailowo może być wiele.
Jak jest zatem przewaga SaldeoSMART nad przesyłaniem faktur i innych dokumentów mailem? Przed wszystkim taka, że dokumenty po dodaniu są widoczne od razu dla obu strona (firma i księgowy). Tak przekazany dokument trudno przeoczyć, co więcej po stronie księgowego widnieje on ze statusem nowy i odróżnia się od dokumentów, nad którymi już wcześniej pracował.
Księgowość otrzymuje także codzienne raporty z powiadomieniami o nowej aktywności i dodanych dokumentach. Także jeśli to księgowy załączy dokument dla firmy, otrzyma ona następnego dnia powiadomienie o nowej aktywności. Dlatego też zachęcamy, aby powiadomienia o aktywności był włączone. Mail jest wysyłany raz dziennie, na początku następnego dnia. W ten sposób mamy pewność, że żadna aktywność nie będzie przeoczona.
Jak przesyłać dokumenty online do księgowego?
Przedsiębiorcy mogą dodawać dokumenty do SaldeoSMART na trzy sposoby.
- Ręcznie w programie – opcja +Dodaj dokument jest widoczna w menu głównym lub nad listą dokumentów.
- Mailowo na dedykowany adres email do dodawania dokumentów – Jeśli dostajemy dokumenty na maila i łatwiej nam je przekazywać do księgowych tą drogą to można wysłać je na specjalny adres mailowy. Informacje o tym sposobie dodawanie dokumentów są w Ustawieniach Konta – sekcja „Ustawianie numeru PIN”. Dokument wysłany na ten mail jest widoczny w naszym archiwum dokumentów, zarówno dla nas, jak i naszych księgowych.
- Przez aplikację mobilną SaldeoSMART – prawdopodobnie dla wielu osób będzie to najłatwiejsze rozwiązanie. Aplikację można bezpłatnie zainstalować w swoim telefonie, jest dostępna dla systemów iOS oraz Android. W ten sposób można dodawać do programu zarówno otrzymane mailowo faktury, jak i zrobione w danym momencie, telefonem skany dokumentów.
Warto zadbać o jakość skanów dokumentów czy zdjęć faktur (odpowiednia ostrość czy wykadrowanie). Dzięki temu praca z dokumentami w elektronicznym archiwum będzie wygodniejsza.
Wartość dodana – elektroniczne archiwum dokumentów
Jakie są korzyści przesyłania dokumentów online przez SaldeoSMART? Jedną z nich, o której mówi się ostatnio coraz częściej, jednak nadal nie jest odpowiednia doceniana, to elektroniczne archiwum dokumentów. Dlaczego?
- Brak gubienia się dokumentów
To najczęstszy problem w przekazywaniu dokumentów. Bardzo łatwo mogą zaginąć, zwłaszcza jeśli nie przekażemy ich dalej od razy lub wymagają po drodze akceptacji od kilku osób. Dodawanie ich na bieżąco do programu nie wymaga dużego zaangażowania czasowego, a dzięki temu od razu trafiają do księgowych i do archiwum – także dla nas.
- Łatwy dostęp do dokumentów z każdego miejsca, 24/7
Do tego dochodzi kwestia odnajdywania dokumentów, gdy są potrzebne (a papierowe archiwum prowadzimy u siebie). Nawet przy najlepszej organizacji dokumentów, na znalezienie jednego z nich trzeba przeznaczyć minimum kilka minut. Tymczasem z pomocą wyszukiwarki w elektronicznym archiwum zrobimy to w chwilę Podobnie jest z dostępem do dokumentów – jeśli część pracowników nie pracuje stacjonarnie w biurze, tylko w terenie, to dostęp online jest bardzo dużym ułatwienie. Elektroniczne archiwum jest też niekiedy wybawieniem, gdy szybko potrzebujemy dostęp do jakiejś faktury, a w piątek wieczorem księgowość już nie pracuje,
- Bezpieczeństwo
Przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum to także ich bezpieczeństwo. Można je też w każdej chwili odtworzyć, a dzięki automatycznym, regularnym backupom, przedsiębiorca nie musi obawiać się, że w razie awarii straci ważne dokumenty.
Jest to także bezpieczeństwo w trakcie pandemii, jak obecnie. Elektroniczne przesyłanie dokumentów do biura nie wymaga kontaktu osobistego i obecnie jest doceniane przez wiele firm i przedsiębiorców, którzy pracując zdalnie, nie zawsze mają możliwość, aby np. zawieźć dokumenty do księgowej do jej domu po drugiej stronie miasta (ponieważ ona także pracuje w domu). Warto mieć na uwadze także taki aspekt.
