Portal Biura to wygodna aplikacja webowa będąca miejscem kontaktu klienta z biurem rachunkowym. System jest w pełni zintegrowany z programami księgowymi wykorzystywanymi w biurach rachunkowych: Rewizorem nexo, Rewizorem GT, Rachmistrzem nexo i Rachmistrzem GT.
Aplikacja oferuje dwie usługi: Dokumenty i Raporty. Obie gwarantują szereg praktycznych funkcji, zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów i mogą być wykorzystywane niezależnie od siebie.
Biura mogą kupić i udostępnić swoim klientom jedną lub obie usługi.
Korzyści dla klienta biura rachunkowego
Dzięki usłudze Dokumenty klient biura rachunkowego może:
- poprzez chmurę błyskawicznie przesyłać do biura rachunkowego zdjęcia dokumentów (np. zrobione za pomocą smartfona) oraz dokumenty w formacie PDF;
- wyczerpująco opisywać przesyłane dokumenty;
- śledzić postęp pracy nad dokumentami.
Dzięki usłudze Raporty klient biura rachunkowego może:
- wygodnie przeglądać dane raportowe udostępniane przez biuro, takie jak:
- podsumowanie ewidencji VAT oraz zapisów szczegółowych sprzedaży i zakupu,
- podsumowanie ksiąg rachunkowych, w tym również ich poszczególne zapisy (dla księgowości uproszonej),
- podsumowanie rozliczeń wraz ze szczegółami zobowiązań i należności,
- wynagrodzenia pracowników,
- podsumowanie zobowiązań wobec instytucji prawnych oraz pracowników, wraz z danymi niezbędnymi do wykonania przelewów;
- sprawnie operować na raportach udostępnionych przez biuro – filtrować, wyszukiwać oraz sortować, a dla bardziej wnikliwej analizy – eksportować dane (do formatu CSV) lub je drukować;
- monitorować nadchodzące terminy ustawowe i inne (np. termin dostarczenia dokumentów, termin rozliczenia z biurem);
- otrzymywać powiadomienia o nadchodzących czynnościach poprzez SMS lub e-mail.
Korzyści dla biura rachunkowego
Dzięki usłudze Dokumenty biuro rachunkowe może:
- automatycznie pobierać do programów księgowych dokumenty przesłane przez klienta;
- wygodnie przeglądać je wszystkie w jednym miejscu;
- łatwo wprowadzać otrzymane dokumenty do użytkowanego systemu;
- automatycznie wczytywać dane z faktur (OCR) – aplikacja sama rozpoznaje dane z przesłanego dokumentu, takie jak jego numer, data, kontrahent czy kwota z tabeli VAT, a następnie przenosi je na zapis księgowy podczas jego dodawania;
- automatycznie informować klienta o postępie prac nad danym dokumentem.
Dzięki usłudze Raporty biuro rachunkowe może:
- publikować raporty finansowo-księgowe;
- wygodnie przeglądać raporty wysłane klientowi;
- ustawiać automatyczne powiadomienia dla klientów (e-mail lub SMS) o nadchodzących terminach podatkowo-składkowych, konieczności dostarczenia dokumentów, rozliczenia się z biurem, wysyłki raportów lub odrzuceniu przesłanych dokumentów.
Usługi Dokumenty
- Usługa licencjonowana jest na liczbę stron do przesłania.
- Klient może wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie – w pakiecie dostaje darmową paczkę 50 stron.
- Usługa sprzedawana jest w pakietach stron z określonym okresem ważności (1, 3 lub 12 miesięcy).
- Jeżeli w trakcie trwania usługi zostanie wykorzystany cały pakiet stron, to klienci biura rachunkowego będą mogli logować się do udostępnionej usługi i przekazywać dokumenty (które biuro odbierze po opłaceniu usługi) tylko do terminu, który wystąpi wcześniej: data wykorzystania limitu + 1 miesiąc lub data wygaśnięcia usługi.
- Po wykorzystaniu pakietu biuro rachunkowe otrzyma listę wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez klienta biura, natomiast będzie miało podgląd i będzie mogło pracować tylko na dokumentach, dla których starczyło kredytów z pakietu.
- Usługa może być rozszerzana o pakiety stron, np. 500/1000/2000/5000/10000.
- Pakiety stron zostaną przyporządkowane do okresów – 1, 3 lub 12 miesięcy.
- Wybrany okres (1, 3 lub 12 miesięcy) określa ważność usługi od momentu zakupu wybranego pakietu stron. Jeżeli więc w trakcie trwania 12-miesięcznego pakietu dokupiony zostanie np. pakiet 1-miesięczny, którego data wygaśnięcia jest krótsza niż data większego, wcześniej kupionego pakietu, to nie wydłuża on ważności całej usługi.
- Jeśli wykupienie kolejnego abonamentu następuje po wygaśnięciu poprzedniego, niewykorzystane strony przepadają.
Usługi Raporty
- Usługa licencjonowana jest na liczbę podmiotów.
- Klient może wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie.
- Po bezpłatnym okresie usługa będzie przedłużana na 1, 3 lub 12 miesięcy.
- W momencie przedłużania klient wybiera jeden z dostępnych pakietów podmiotów, np. 50/100/150/200/250/300/350/400/450/500.
- Jeżeli usługa ma być wykupiona dla większej liczby podmiotów, niż określona w najniższym pakiecie (50 podmiotów), to cena pakietu liczona jest jako suma ceny pakietu podstawowego oraz suma cen odpowiedniej liczby wymaganych rozszerzeń, np. dla pakietu 100 = cena za 50 podmiotów (podstawa) + cena rozszerzenia 1 (25 podmiotów) + cena rozszerzenia 2 (25 podmiotów).
- W trakcie trwania usługi klient ma możliwość przejścia na wyższy pakiet podmiotów, a cena liczona jest jako iloczyn miesięcy do wygaśnięcia usługi, liczby rozszerzeń (o 25 podmiotów) oraz ceny rozszerzenia za okres 1 miesiąca.
- Jeżeli w trakcie trwania usługi następuje przedłużenie z określeniem wyższego pakietu, to obowiązująca usługa również zostaje zwiększona do tego samego zakresu, za co klient płaci jak przy rozszerzeniu.
