W tej aktualizacji prezentujemy nowość – Pakiet Zarządzanie Biurem, czyli innowacyjne rozwiązanie dla biur rachunkowych. Nowy Pakiet wspiera zarówno komunikację wewnętrzną biura, czyli tworzenie i przydzielanie zadań do pracowników, jak i zewnętrzną – z klientami. Zarządzanie Biurem można połączyć z innymi Pakietami SaldeoSMART, tworząc tym samym kompleksową platformę, która optymalizuje pracę księgowych między innymi poprzez tworzenie zadań cyklicznych. W tej aktualizacji uruchomiliśmy także weryfikację kontrahentów w ramach tzw. białej listy.
Zarządzanie Biurem
Nowy Pakiet SaldeoSMART to nowoczesne rozwiązanie, która umożliwia optymalizację pracy biura rachunkowego i usprawnienie komunikacji na linii biuro rachunkowe – klient. Naszym celem była minimalizacja nieporozumień na linii biuro-firma w kwestii zagubionych maili czy braku odpowiedzi na pytanie, zarówno te zadawane przez księgowych, jak i pracowników firmy. Zarządzanie biurem umożliwia także tworzenie zadań dla pracowników biura, w tym zadań cyklicznych, co pozwala na weryfikację nakładu pracy przeznaczonego na obsługę firm.
Nowy Pakiet jest dostępny w menu głównym – Zarządzanie Biurem.
Dostęp do zarządzania biurem dla Użytkowników biura oraz firm
Aby pracownicy biura mogli tworzyć zadania wewnętrzne lub zadawać pytania klientom, należy włączyć odpowiednie uprawnienia.
- Dla Użytkowników biura rachunkowego – na liście Użytkowników w sekcji Prawa dostępu – Zarządzanie biurem.
- Dla klientów biura – na Liście firm, wybierając opcję edycji i zaznaczając odpowiednie pole w sekcji Uruchomione moduły.
Tworzenie zadań dla pracowników biura
Nowe zadanie można utworzyć z poziomu Listy zadań (Zarządzanie Biurem -> Lista zadań) lub „+Dodaj” -> zadanie.
Podczas tworzenia zadania należy wybrać jego typ – zadanie księgowego lub pytanie do firmy. Zadanie księgowego to wewnętrzne zadanie biura. Osoba tworząca nowe zadanie musi także wpisać temat i opis zadania oraz wskazać osobę odpowiedzialną (wg Listy Użytkowników) i jego priorytet. Opcjonalnie można dodawać załączniki, wybrać firmę, której dotyczy tworzone zadanie i wskazać termin wykonania. Po utworzeniu, nowe zadanie jest widoczne na liście zadań.
Schematy zadań cyklicznych
Tworzenie zadań cyklicznych jest możliwe przez „+Dodaj schemat” w zakładce Schematy zadań cyklicznych. Podczas tworzenia takiego schematu należy określić od kiedy i jak często dane zadanie ma się powtarzać. Po utworzeniu, schemat będzie dostępny na liście schematów.
Kanał komunikacji z klientami biura rachunkowego
Pytania do firmy tworzy się analogicznie jak wewnętrzne zadania dla biura, z tą różnicą, że należy wybrać typ Pytanie do firmy. W tym przypadku należy wskazać firmę – w rozwijanej liście widać te firmy, które mają włączony dostęp do tego Pakietu.
Firmy, którym biuro rachunkowe włączy dostęp do Pakietu, mogą zadawać pytania do księgowego. Takie pytanie należy przypisać do konkretnego Użytkownika po stronie biura, z listy tych, którzy mają włączony dostęp do firmy. Lista zadań jest dostępna w zakładce Zarządzanie zadaniami.
Pytania do firmy oraz pytania do księgowego są widoczne zarówno na liście zadań biura, jak i firmy.
Odczytywanie Dokumentów
Biała lista kontrahentów
W związku ze zmianami prawnymi, wprowadziliśmy weryfikację kont bankowych kontrahentów, czyli tzw. białą listę. Funkcja jest dostępna na liście dokumentów – należy użyć przycisku „Sprawdź rachunek i status VAT”. W e-mailu Użytkownik otrzyma informacje na temat statusu VAT danego kontrahenta oraz czy numer konta bankowego, który jest ustawiony na dokumencie, jest zgodny z tym zarejestrowanym w ministerstwie. Te informacje będą także zapisane w raporcie Status podatnika VAT wraz z datą ich weryfikacji.
Uprawnienia Użytkowników
Usuwanie konta klienta biura rachunkowego
Administrator Konta Biura Rachunkowego ma możliwość samodzielnego usuwania firm. Funkcja jest dostępna na Liście Firm, po uprzednim zablokowaniu firmy. Przed potwierdzeniem chęci usunięcia firmy zostanie wyświetlony komunikat z planowanym terminem usunięcia. Przed upływem tego terminu dyspozycję usunięcia można wycofać. Proces usuwania firmy jest nieodwracalny.
Istnieje możliwość filtrowania listy firm po statusie „do usunięcia”.
